Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.

Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.

Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.

Определитесь со временем и местом проведения . Большинство проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или . Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.

Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме . После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.

Распределите обязанности внутри . Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.

Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.

Видео по теме

Обратите внимание

Где провести конференцию или презентацию? Сегодня маркетинг развивается в сторону прямого контакта с потенциальными покупателям и заказчиками. Многие крупные компании устраивают различные презентации и конференции, где представляют свои продукты и рассказывают о преимуществах.

Полезный совет

Здесь каждый гость почувствует себя свободно и непринужденно, а панорамные окна и вид на Кремль обеспечат превосходное настроение в течение всего мероприятия. Если вы решаете, где провести конференцию для бизнес-партеров, коктейль-party или банкет, ответ очевиден! В нашем новом зале «Ярославль» мы организуем для вас незабываемое деловое или развлекательное событие.

Источники:

• Пасмуров А.Я. Как эффективно провести конференцию, семинар, выставку

Научные различаются по своим направленностям и масштабом проведения. Если взять любой институт, то такие мероприятия можно проводить хоть каждую неделю, но только в рамках этой организации. Но для более значимых событий есть свой пошаговый алгоритм, в котором нужно учесть много деталей.

Вам понадобится

• - план;
• - помещение;
• - писчие материалы;
• - плакаты;
• - мультимедийное оборудование;
• - микрофоны;
• - раздаточные материалы;
• - столы и стулья;
• - скатерти;
• - папки с документами;
• - питьевая вода и стаканчики.

Инструкция

Определитесь с темой конференции. Вообще, чтобы ваше научное собрание имело успех, нужно хорошо продумать основную идею конференции. Тема должна быть актуальной, лаконичной и представлять интерес не только для выступающих, но и для зрителей. Ведь самое главное в подобных – заинтересованность обеих сторон. Поэтому соберите единомышленников, чтобы составить краткую полезную тему.

Оповестите заранее всех участников. Также успех конференций подобного типа определяется наличием высокопоставленных в научном мире. Конечно, все зависит от размаха вашей конференции. В любом случае, чем более именитые гости вас посетят, тем будет интересней проводить данное собрание. Позаботьтесь об этом за несколько месяцев, а то и за год да открытия заседания! Разошлите всем гостям письменные приглашения.

5 способов оживить «деловую конференцию»

1. Учитывайте стиль выступления участников

В процессе подготовки конференции и создания расписания выступлений очень важно принимать во внимание особенности каждого участника. Проявите максимум внимания, проанализируйте стиль выступающих, чтобы создать правильный ритм конференции. Кто-то предпочитает спокойный монолог, кто-то будет говорить более эмоционально и динамично, некоторые задействуют аудиторию, другие предпочитают выступление в стиле дебатов «один на один» и т.д.

Если организатор сможет удачно чередовать разные типы выступлений, конференция выйдет более динамичной.

2. Используйте новые форматы презентации

Совсем не обязательно проводить конференцию в стандартном формате: один выступает – остальные слушают. Можно использовать самые разные варианты презентации информационных материалов. Например, разделить участников на небольшие группы и провести часть конференции в стиле интервью, заставив слушателей стать непосредственными участниками обсуждения. К примеру, после короткого выступления один из участников задает какой-либо вопрос по теме второму, затем второй третьему и т.д.

Ещё один вариант – использование разных форматов в рамках одного выступления. Например, сначала монолог выступающего, затем переход к диалогу с аудиторией или интервью с участием ведущего и т.д.

3. Предлагайте интересные анонсы

Перед конференцией или в перерыве между выступлениями можно использовать анонсы, чтобы подогреть интерес гостей. Выбирайте самое интересное и кратко опишите то, о чем пойдет речь далее, чтобы активизировать внимание посетителей.

4. Разбавляйте выступления краткими блоками наглядной информации

Люди имеют разные преобладающие типы восприятия: одни лучше воспринимают информацию на слух, другие – визуально. Учитывайте это, чтобы донести максимум необходимых данных до каждого посетителя. Например, выступления можно через определенное количество минут разбавлять краткими блоками (минута-две) наглядной информации по теме. Это могут быть графики, таблицы, сравнительные рисунки, фотографии и т.д. Можно использовать большие экраны, проекторы, индивидуальные дисплеи или печатные материалы.

5. Делайте интересные перерывы

Чтобы разрядить атмосферу, можно устраивать необычные перерывы между выступлениями. Их можно заполнить, например, показом интересных фотографий с комментариями, прямо или косвенно касающихся темы.

Если позволяет общий стиль и тематика, можно подойти к таким перерывам более креативно, использовать музыку (песни), забавные картинки или шаржи, чтобы создать юмористический эффект. Это поможет гостям расслабиться, «освежит» атмосферу и придаст мероприятию больше динамики.

5 способов «оживить» деловую конференцию ,2.0 out of5 based on1 rating

Компании, организующие конференции, преследуют разные цели. Для кого-то это основной бизнес, кто-то позиционирует себя как лидера индустрии, и конференция закрепляет за ним этот статус, некоторые рассматривают конференцию как важную составляющую традиций компании. И все же, при разбросе целей, ни один организатор не хочет провалить свою конференцию, не хочет, чтобы она получилась скучной и собрала мало участников. Поэтому в своей статье я буду исходить из общих для всех задач — выгодно продать свое мероприятие и провести его качественно, на высоком уровне.

Начинаем подготовку

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).

В самом широком смысле конференция представляет собой микс из четырех составляющих:

• информации о состоянии отрасли (аналитики, прогнозов на будущее, законотворческих инициатив);
• возможностей для контактов с коллегами, экспертами, представителями властных структур, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами;
• практического опыта компаний;
• материалов конференции (сборника докладов, аналитических отчетов, тематических изданий, списка участников).

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Выбирая тему, протестируйте ее по нескольким параметрам. Поставьте галочку, если ваш ответ «Да»:

• У вас есть база контактов вашей целевой аудитории?
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании, в конкурирующей компании или за рубежом?
• Вы получили позитивную оценку темы от нескольких внешних экспертов отрасли?
• Вы получили позитивную оценку потенциальных участников конференции?
• В этот период нет серьезной конкуренции среди мероприятий подобной тематики?
• В ходе опроса вы нашли людей, желающих выступить и соответствующих по своей квалификации уровню конференции?

Чем больше положительных ответов, тем больше шансов реализовать успешный проект.

Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. Так, кардинальные изменения в 4-ой части Гражданского Кодекса РФ в этом году способствовали успеху конференций «Защита авторских и смежных прав: актуальные вопросы» и «Защита товарного знака» из цикла «Интеллектуальная собственность».

На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?

Контент и «звездные» спикеры — ключ к успеху

Если вы когда-либо принимали участие в конференциях, вы знаете, какая самая распространенная жалоба среди делегатов: «содержание доклада было откровенно рекламным, мало конкретных данных и цифр» ! Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.

Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

• от теории и общего видения к case studies;
• строго по спланированному времени;
• от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
• от сценария к дебатам и дискуссиям.

Как продвигать конференцию?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания, которые наверняка читает ваш клиент.

С одной стороны, инструментарий для продвижения конференции достаточно скуден. Все ограничивается инструментами прямого маркетинга. С другой стороны, восприятие инструментов и отклик на различные методы постоянно эволюционируют. Думаю, на страницах журнала «Маркетинг Менеджмент» не раз говорилось об общемировой тенденции — персонализации продаж. Эта тенденция заставляет организатора постоянно инвестировать в базы данных, скрупулезно персонализировать информацию, мониторить отклики по всем каналам продвижения, а также вкладывать деньги в новые технологии — чтобы для продвижения использовать именно те источники, через которые ЦА привыкла получать информацию о тенденциях рынка.

Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.

Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи. Роль профессионального менеджера по продажам по телефону сложно переоценить при продвижении конференций. Мы в Infor-Media много вкладываем в обучение, мотивацию и удержание сотрудников, ведь рост опыта влияет на объемы продаж. Поэтому структура департамента у нас построена так, что менеджеры специализируются на определенных сегментах рынка: недвижимости, телекоммуникациях, логистике, финансах, маркетинге, налогах и праве, нефти и газе.

Все это обеспечивает хороший сервис, а для любой компании-организатора сервис — одно из важнейших конкурентных преимуществ.

Креативность в организации проекта

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий. Например, интересным решением конференции «Работа управляющей компании на объекте коммерческой недвижимости» стало посещение московского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31». А на международной конференции GSM Russia была организована неформальная дискуссия представителей трех крупнейших российских операторов сотовой связи: «МТС», «МегаФона» и «Вымпелкома». Они сидели на сцене в креслах за журнальным столиком с букетом цветов, что создавало совершенно нетипичную для подобных мероприятий атмосферу и способствовало диалогу участников.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.

Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.

Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15-20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.

Идея сделать конференцию пришла весной. Потом я ее мусолил с женой. Точнее проверял на ней эту идею. Затем советовался с Василием Ткачевым, у которого за спиной уже было две конференции в Москве и опыт более мелких семинаров. И окончательно проверил идею, когда у меня на террасе появилась попить пива под жареное мясо Лиза Трибунская - главный редактор серча.

Однако, родить идею, еще не значит что-то сделать. Для начала нужно было структурировать для себя ряд компонентов хорошей (по моим меркам) конференции в небольшом (по российским меркам) и сильно удаленном от центра городе России.

Компоненты:
- докладчики - где их взять,
- доклады - что будет читаться и насколько это будет интересно, реклама = неинтересно,
- участники - откуда они приедут или придут,
- зал и обслуживание - достаточный по размерам, удобный, недорогой и с хорошим сервисом,
- проживание докладчиков и трансферы - кто и как,
- культурная программа - это важный момент, который нельзя упускать,
- информационная поддержка - это просто исключительно важно.

Докладчики.

С ними получилось все намного проще, чем я ожидал. Вначале я рассчитывал на личные знакомства. Поэтому три первых, кому я предложил выступить, были Вася Ткачев (бартер! он у меня, а я буду читать у него в феврале), Иван Василевич (я его консультировал немного и был в курсе его интересной и уникальной темы по судам), Леша Паньшин (хотелось чего-то черного, а Леша этим занимается).

Вася полностью сам формировал свою тему, и я не вмешивался. Ивану я прямо предложил рассказать о судах и примерно задал вектор, как бы мне было интересно. Примерно также поступил и с Алексеем: по сути дал ему готовый план, который он наполнил мясом из слов, графиков и цифр.

В дальнейшем так и повелось. Для части докладов я был рекомендателем. А часть докладчики формировали сами.

Иван Козлов получился из беседы с его директором Константином Калиновым в твиттере. Даниил Баженов, Кирилл Вайханский и Константин Леонович возникли благодаря работе PR-менеджеров их компаний, связавшихся со мной через раздел "Как стать докладчиком" на сайте конференции. Вебэффектор возник из рекламного проекта, связанного с моим блогом. Проект не состоялся, а доклад - да. Конечно, я хотел больше выводов и слайдов, но руководство компании посчитало иначе.

С Ленаром Амирхановым нас связывают долгие виртуальные отношения. Вадим Курило - довольно активный член клуба баблорубов, когда-то я писал отзывы на его проект по МФА. С Виктором я познакомился почти три года назад у Ткачева на конференции и с тех пор мы регулярно помогаем друг другу в информационном плане.

Выводы: большая часть докладчиков формируется из личных связей организатора. Если у вас таковых мало или они не отличаются лояльностью к вам, то придется рассчитывать только на общий интерес к конференции. Как только информация о конференции достаточным образом распространится, то к вам посыпятся заявки от PR-менеджеров.

По крайней мере, двум потенциальным докладчикам я отказал. И мог бы подтянуть без особых проблем еще 2-5 компаний, но не стал, так как от них можно было ждать только рекламы, хотя это частично бы решило проблему расходов на конференцию.

Сайт.

Все карты спутал Иван Козлов. До некоторого момента у меня были только слова, примерные даты и желание прощупать рынок. Иван просто выяснил возможные детали (а по сути просто спросил про даты и размер аудитории) и купил билеты. В этот момент я понял, что пути назад уже не будет. Счет пошел даже не на недели, а на дни.

Конференции был нужен сайт, но тратить силы и время на уникальный дизайн, сложный программинг - не было. Я воспользовался проверенным подходом. Пошел на templatemonster и купил готовый шаблон на MotoCMS. Еще день после покупки был потрачен, чтобы получить версию под РНР 5.3, и еще через день я начал наполнение сайта seokaliningrad.ru .

Стоит понимать, какой сумбур в моей голове творился. У меня была более-менее твердая договоренность только с 5-6 докладчиками, крайне примерная оценка по расходам и никакого плана по программе. Все придумывалось буквально на лету.

Я сразу знал, что каждый вечер будет заканчиваться какими-то посиделками за бокалом чего-то. Это и так происходит на любой конференции. Почему бы не взять это сразу под эгиду конференции и использовать как информационный повод?

Вывод: конференция - это не только и не столько набор докладов. Темы в рамках доклада спалить трудно. Все основное происходит в кулуарах. И те, кто сразу отказывается от прокачки именно кулуарного общения, рискуют потерять весомую долю аудиторию. На конференцию из других городов едут не доклады слушать, а общаться. Слушают доклады в основном местные участники.

По моим прикидкам именно кулуарное общение соблазнило едва ли не треть от всех платных участников.

В итоге сайт получился в первой подгонке весьма приблизительным, но по нему уже было можно понять, что ожидать. И это принесло первую заявку. Спустя ТРИ недели после запуска сайта!

Вывод: не стоит ждать ранних заявок! Планируйте конференцию без их учета.

По мере уточнения программы сайт обрастал новыми фотографиями и уточнением программы. Появились новые разделы и даже траффик с поиска. Всего сайт по сегодняшний день посетило чуть менее 3000 человек. Но о конверсиях в этот траффик с информационных спонсоров и этого траффика в заявки мы поговорим позже.

Пики соответствуют выходу релизов со ссылкой на сайт. Ближе к концу пики сглаживаются, потому что много траффика от старых релизов, а с новых уже не так много.

Даты. Прогноз по участникам.

Я не рассчитал с датами. Точнее, в рамках, мне отведенных, я попал очень хорошо - в месяц, когда других конференций не ожидалось. Однако, кошельки потенциальной аудитории были выкачаны пятью крупнейшими конференциями в отрасли, и я не досчитался очень многих, на кого рассчитывал.

Не приехала Беларусь. Вообще ни одного участника из Беларуси. Вначале я рассчитывал, что они составят большинство и дадут 20-30 человек. Но в итоге не получил никого. Куда более удаленная Украина была представлена двумя участниками! С России было около десяти участников, представленных преимущественно Москвой.

Относительно удаленными участниками можно считать трех человек, которые недавно переехали в Калининград и имели культуру посещения подобных мероприятий. Все трое участвовали, кстати, и в вечерней части конференции. Двое так вообще, кажется, нашли друг друга, а с третьим мы возможно поработаем впоследствии, как только я раскидаюсь с накопившейся рутиной.

Итого мой прогноз, независимо от платности участия, был таким: 30 человек с Калининграда, 30 с РБ и Украины, 30 с Москвы и сколько получится с остальных мест. Ни один из прогнозов не оправдался. Несмотря на широчайший информационный охват, удаленные участники составили диаспору из примерно 10 человек. А вот местных оказалось намного больше, чем я прогнозировал.

Выводы: даты надо подбирать так, чтобы не выпадать на выходные (а я попал на каникулярный период), не идти после и не совпадать с крупнейшими раскрученными конференциями (не совпасть получилось, а вот собрать после пяти основных конф достаточное количество платных участников - уже нет).

Информационные спонсоры.

Разумеется, только моего желания было мало, чтобы появились заявки. Несмотря на достаточную популярность блога (15к уников в месяц), наличие клуба баблорубов (3к юзеров), казапы (26тыс. пользователей), баз вебстудий (8к электронных адресов) - это недостаточный объем для привлечения. Я изначально хотел получить порядка 1млн.контактов. И я их получил.

Местный рынок был охвачен с помощью всех городских порталов кроме основного (мы не сошлись в условиях). Кроме того, было еще БизнесФМ и интернет-телевидение. Точный охват посчитать сложно, но не меньше 300-350тыс.пассивных контактов. Из них собственно видело релиз или слышало ролик - в районе 10-25тыс.человек.

Федеральный рынок охватывался с помощью рассылки вебэффектора (360тыс.адресов) и топэксперта. Кроме того, был релиз на SAPE.ru. Участвовали в информационной гонке также тематические паблики, некоторые форумы. Но наибольший объем заявок пришелся, как это ни странно, на тематические блоги и релизы оператора ссылок и агрегатора.

Стоит отметить, что практически каждый инфоспонсор одну заявку, но дал.

Выводы: наибольший эффект дают доверительные источники (например, личные блоги), а также информационные источники с максимальным охватом (за счет объемов). По качеству они примерно одинаковы, хотя по количеству разница на порядки.

Неавторитетные и малопосещаемые источники дали или по одной заявке или вообще ничего. Но часть этих источников я даже не отслеживал - в какой-то момент лед проломился и информация о конференции стала появляться почти везде без всяких на то санкций. К примеру, я получил звонок от ничего не понимающего потенциального участника, который нашел релиз о конференции на сайте на сайте по заработку в Интернете.

Вывод: как только охват переходит некую психологическую границу, релизы начинают публиковать мелкие издания и блоги - по собственной инициативе. Отдачи от таких релизов немного, но все же лишняя ссылка. Не стоит бегать и просить вычистить местами и временами даже некорректную информацию.

Откуда был траффик за октябрь-ноябрь. В закладки также попадал траффик от инфоспонсоров, которые не сделали ссылки активными.

В качестве оплаты за свое соучастие информационные спонсоры получили возможность отправить своих участников на конференцию. Однако, забегая вперед, воспользовались они этой возможностью ровным счетом наполовину. Я и так существенно ограничил их присутствие до 15 человек суммарно. Пришла же только половина. До конца второго дня дожило не более 4-х. Когда человек не платит за знания, он этого не ценит.

Вывод: проводите бесплатное мероприятие? Учитывайте, что придет до половины от приславших заявки. Это сэкономит ваши деньги на кофе-брейке и размере зала.

Чтобы спонсорам не пришлось думать над текстом, а свой текст в итоге написали только пара человек, я сделал два релиза (для федеральной и местной аудитории отдельно), подготовил серию баннеров, логотип (а по сути скрин главной страницы сайта). Этого оказалось вполне достаточно, чтобы в пике по запросу "seo калининград" в яндексе я занимал 9 позиций из 10 разными источниками.

Самопродвижение.

Чуть позже сайта появились паблики (в форме мероприятий) в ВК и FB. Большого эффекта это не дало. Если сравнить, как много я собирал на бесплатный региональный семинар (чуть ли не половина пришла через FB), то конференция с точки привлечения многого тут не выиграла.

А вот информационно все получилось очень хорошо, особенно в FB. Каждая новость в мероприятии републиковалась в моей хронике, откуда разносилась через лайки и републикации отчасти докладчиками, отчасти моей лояльной аудиторией.

Наиболее актуальная и свежая информация сливалась в твиттер, где у меня почти 5тыс.фолловеров. Более того, почти все новости о конференции активно в твиттере ретвитились и обсуждались. Хэштэг #seokgd хоть и не вышел в тренды, но все же прижился.

Засирать личный блог мне не хотелось, но все же два поста я сделал. Первый - о конференции. И позже рассказал о том, как добраться до Калининграда.

Оценить эффект от самопродвижения мне трудно, но он точно не был лишним.

Вывод: используйте свои возможности (блог, социалки, прокачанные профили) по максимуму. Это бесплатно и, как минимум, поддерживает информационный фон в стадии активности.

Форумы. Результаты инфопродвижения.

Были сделаны темы на основных форумах. Вышли они еще позже пабликов. Все темы остались без сообщений, но тема на серче принесла, как минимум, две заявки.

Всего же картина по промокодам выглядит следующим образом.

Горпорталы: 7 - но картина не совсем верная, так как основной источник выходил пять недель без промокода,
- вебэффектор: 4 - как ни странно, но это все местные,
- сапе: 2 - сапе запустил релиз буквально в последнюю неделю до конференции,
- серч: 4 - остальные форумы не дали ни одной заявки,
- тематика: 3 - тематические издания в целом очень хорошо себя проявили,
- рассылки: 2 - я быстро словил попадание в блеклист и 70% почты ушло в спам,
- личные блоги: 4 - было всего два обзора и второй - в последнюю неделю,
- топэксперт: 1 - тоже очень поздно прошел релиз,
- далеко: 2 - акция для удаленных участников принесла небольшие плоды,
- сеоконф: 2 - специальный код для участников конференции в Казани тоже сработал.

Всего промокоды указали и получили скидки 65,9% заявителей от числа всех заявок. Я бы предпочел все 100%, чтобы отследить конверсии, но некоторые ориентировались на радио, другие - на слухи, третьи - на рекомендации. А кому-то было просто влом указывать промокод ради скидки. Вопреки распространенному мнению, что в seo денег нет, на конференции даже среди докладчиков не было никого, кто имеет доход меньше 10к долларов в месяц, если оставить в стороне наемных работников.
Заявки. Общий объем участников.

Понедельный график по заявкам выглядит следующим образом.

Предвижу выкрики, что мало, мол, в принципе. Но изначально задача ставилась собрать 100 человек. А график - только по платникам.

Из графика видно, что заявок стало больше в две последние недели. Говорят, что это характерная картина для всех конференций. Объем платных заявок в последние две недели составил 42% от общего числа всех заявок. А если добавить сюда две оплаты прямо на регистрации и посчитать число отвалившихся, то получается, что последние две недели дали 50% всех платных участников. Это уже позволяет прикидывать, как строить план, если вы проводите конференцию впервые.

Реально же оплатили конференцию 38 человек. Т.е. конверсия заявок в заказ составила 80,8%.

Докладчиков получилось 12 человек (11 докладчиков и вебэффектор прибыл с группой поддержки). Двое докладчиков приехали с супругами. Один человек был приглашен мной лично (Лиза Трибунская) и она за себя не платила. Это вообще был мой принцип: участие только за плюшки или деньги. Участие Лизы стократно себя окупило, кстати. Так что советую - приглашайте ее к себе.

Итого на конференции в зале на 100 человек одномоментно присутствовало примерно 70 человек, плюс-минус пять человек. Это официальная информация. Но в твиттере и соцсетях каждый оценивал по своему. Например, заскочивший на пять минут Сергей Рыжиков (директор Битрикса) насчитал 85 человек (информация взята из его твита).

Много это или мало? Я, признаться, рассчитывал на 120 человек, включая техперсонал и докладчиков. Мой прогноз оправдался на 53% по числу участников и на 60% в целом по присутствию. Для первого раза неплохо. Подгадай я лучше с датами, судя по числу желающих получить видео и тех, кто лично признался в сожалении за невозможность приехать, я бы мог набрать еще около 20 человек. Но не срослось, а история не любит сослагательного наклонения.

И да, я мог набить зал бесплатными сусликами до упора - в прошлом году без большой рекламы я собрал 120 человек с города на семинар, где из шести докладов один был рекламный, а четыре сделал я сам. Но я, сука, жадный. А если честно, хотел, чтобы было пусть меньше, зато все материально заинтересованные. Люди ради массовости меня не интересовали принципиально.

Организационная схема и промо.

Конференция - это всегда некий объем промо-материалов. В качестве таковых выступает фирменная продукция конференции и различные бонусы от спонсоров, а также рекламные баннеры. Здесь все получилось как-то странно.

Я изначально решил обеспечить всех участников ручками и блокнотами. И большинство ими пользовались. Также мне понадобился некий сувенир, который вручали докладчикам и платным участникам - кружка с фирменной символикой.

Отдельно я заготовил программки на каждый день. Типография скосячила первый тираж, но вовремя исправилась и к середине первого дня мы раздали исправленный тираж. Солью этих программок была возможность оценить каждого из докладчиков от 2 до 5 баллов. Результат оказался закономерным только для худших докладов. А вот топ был неожиданным.

Первое место отдали мне, но тут я не удивлен - просто дань лояльности. Пусть я и дал рабочую схему, а теперь отбиваюсь от желающих по ней работать и ждущих рабочего запуска Болтунов, все же это был не лучший доклад.

Поэтому лучшая пятерка выглядит так с небольшим отрывом друг от друга и моим мнением, почему так произошло:
1. Леонович: несмотря на вторичность доклада, Константин провел его здорово.
2. Паньшин: новизна доклада и спокойствие Алексея сыграли большую роль.
3. Козлов: этот доклад был не всем понятен, но очень обилен фактами.
4. Карпенко: понятные графики, хорошая подача.
5. Амирханов: оригинальная подача материала.

Мой личный топ другой, именно поэтому мне нужны были оценки аудитории. Организаторы часто слепы относительно качества докладчиков, как показывает практика других конференций.

Возвращаясь к промо, промокодов в раздатке было три. На общую сумму в 1300 рублей. Как это всегда бывает, часть промокодов у меня осталась. Однако, те, кто активно пользуется всякими системами для получения ссылок на свои проекты, считай, отбили треть суммы за участие.

Кроме раздатки были: промоскатерть на стол регистрации, промофутболки для девушек (им же и подарил), два роллапа для своих проектов.

Отдельно стоит упомянуть о видео, съемку которого удалось провести на бартер за участие в конференции.

Сама организационная схема включала:
- аренду зала вместе со всей техникой,
- аренду кулера с водой,
- обед в каждый день,
- аренду ночного клуба с диджеем,
- трансферы,
- проживание для докладчиков.

Все докладчики жили за счет организаторов. Все бесплатно доставлялись из аэропорта и обратно. Все участники, к какой бы категории они не принадлежали, обедали без ограничений. Голодным не остался никто, хотя часть людей предпочла обедать за свой счет в стейкхаусе этажом ниже.

Кофе или другие напитки можно было заказать в любое время в баре отдельно по адекватной цене. Например, кофе (американо или двойной эспрессо) стоило 50 рублей.

Питание на культурной программе тоже шло за счет присутствующих. Хотя, признаюсь, мне пришлось закрывать небольшие хвосты по общему счету. Но совсем немного.

Про то, как прошла конференция, я уже писал. Ничего нового добавить не могу. Все отработали, как и ожидалось. Ни один трансфер не опоздал - это некоторые докладчики опаздывали на выезд. Типография показала себя вообще молодцом, исправляя косяк, допущенный по неосторожности и непроверенный мной. Девочки на регистрации проявили должную самоотверженность. Сотрудники отеля тоже были вежливы и предупредительны. Придраться можно было к разным деталям и нюансам (кому-то не понравился обед, мне не хватало второго радиомикрофона, докладчикам - кнопки для перелистывания слайдов), но мне есть с чем сравнивать - все было на хорошем уровне.

Турфирма в лице двух наших колл-менеджеров отработали молодцом: я наслушался немало комплиментов за их работу по бронированию и трансферам. Кроме того, они провели контроль по оплатам и в итоге было только 2 неоплаты без аннуляции.

Так что мне осталось только привести цифры.

Цифры.

Расходы:
- питание (обеды): 55500р.
- аренда зала: 12600р.
- трансферы: 8300р.
- проживание докладчиков: 48600р.
- промо: 25000р.
- допрасходы на питание в кафе: 10000р.
- транспортные расходы (такси): 2000р.
- прочие расходы: 7300р.
Итого: 169300 рублей.

Сюда не вошли расходы на вечеринку у меня дома. Это еще 30000 рублей. После мероприятия мы подумали, что кейтеринг на 20 гостей был бы дешевле и принес бы меньше срача. Но я не жалею. В целом, я морально уже был готов (и мог себе позволить) не только эти расходы отнести целиком на свой счет, но и вообще всю конференцию. Но все получилось намного лучше. Я ушел в ноль.

Доходы: 197000 рублей, из которых половина была оплачена в последнюю неделю или накануне конференции. С большей части этих денег еще предстоит оплатить налоги по УСН15%, так как средства принимались на расчетный счет компании или по чеку.

Конверсия получилась примерно такая: миллион контактов дал 3000 переходов на сайт. А 3000 переходов превратились в 47 заявок, которые дали 38 продаж. Хотя, конечно, это не учитывает бесплатных участников, зато дает понимания, сколько нужно переходов на сайт, чтобы окупить проведение конференции в вашем городе и под вашей эгидой.

Результаты.

Наивно ждать быстрых результатов. Но все же у меня уже прошла одна встреча с потенциальным клиентом и завтра еще одна. Хотя, конечно, я не считаю это результатом. Это просто следствие планомерной политики по выходу в лидеры мнений.

У меня есть несколько хороших предложений из Москвы по сотрудничеству с проектами Болтуны и Казапа (продажа оптом ссылок с них через API).

Укрепились рабочие связи. Они были и раньше достаточно сильными. Но прямое общение - отличный повод их укрепить. В моем бизнесе связи = рост оборота и среднего чека.

Пересмотрел свое видение плана развития студии. Будем ломать схему. В том числе полностью менять сайт студии. В том виде, как он есть, он не нужен никому и нам в том числе.

Возникло ощущение, что я сделал большое дело. Надеюсь, что это ощущение не пропадет.

И для любителей накрутки тИЦ: сделать конференцию и уйти по итогам в ноль, это прекрасный способ получить пару десятков трастовых ссылок с тицастых незаспамленных ресурсов даром за три дня почти круглосуточной работы! Но тссс, это уже палево. А я пошел делать на базе сайта конференции лендинг и сателлит на стотыщ страниц под продажу ссылок.

При планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели. Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.

Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.

1 . Рискуйте

Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.

В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.

Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.

2 . Используйте личностный подход к каждому участнику

В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.

Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.

3 . Дайте участникам возможность формировать программу

Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.

4 дня в Сербии или Черногории по цене корпоратива в московском ресторане!

Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.

4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов

Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.

5 . Отбросьте скучные введения

Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.