Аннотация: В лекции рассматриваются общие вопросы построения схем в Microsoft Visio 2010, выбора шаблона для схемы, добавления в схему фигур, соединителей, текста, а также сохранение схем в различных форматах в соответствии с целями разработки.

Общие сведения о приложении Microsoft Visio 2010

Microsoft Visio 2010 - это приложение для создания диаграмм и схем, помогающее визуализировать, исследовать и распространять сложные данные. В Microsoft Visio сложные для понимания таблицы и текст можно преобразовать в наглядные доступные схемы.

Приложение Microsoft Visio содержит современные фигуры и шаблоны для создания самых разнообразных схем в таких областях, как управление ИТ-средой, моделирование процессов, строительство и архитектурное проектирование, разработка пользовательского интерфейса, управление кадрами, проектами и т. д.

Поиск и применение шаблона

В Microsoft Visio 2010 можно использовать встроенные шаблоны, создавать собственные и искать подходящие шаблоны на веб-сайте Office. com . На сайте Office. com представлен широкий набор популярных шаблонов Microsoft Visio, включая схемы процессов, схемы сетей и планы этажей зданий.

Чтобы найти и применить шаблон в приложении Microsoft Visio, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Файл выберите команду Создать .
2. В разделе Выберите шаблон выполните одно из указанных ниже действий.
   • Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, в разделе Категории шаблонов выберите нужную категорию и шаблон, а затем нажмите кнопку Создать .
   • Чтобы повторно использовать шаблон, выберите его в разделе Последние использовавшиеся шаблоны и нажмите кнопку Создать .
   • Чтобы использовать ранее созданный шаблон, в разделе выберите пункт Из существующего документа , перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Создать новый .
   • Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, в разделе Другие способы приступить к работе выберите пункт Шаблоны Office.com , затем - нужный шаблон и нажмите кнопку Загрузить , чтобы загрузить шаблон с сайта Office.com на компьютер.

Примечание. Шаблоны на сайте Office.com можно также искать прямо из Microsoft Visio. Для поиска шаблонов на сайте Office.com выберите в разделе Другие способы приступить к работе пункт Шаблоны Office.com . В поле Поиск шаблонов на Office.com введите одно или несколько условий поиска и нажмите кнопку со стрелкой.

Задание 1

Создание схемы

1. На вкладке Файл выберите Создать .
2. В разделе Выберите шаблон в группе Другие способы приступить к работе выберите вариант Новый документ .
3. Нажмите кнопку Создать .

Когда откроется шаблон схемы, большая часть пространства будет занята пустой страницей схемы. Рядом будет находиться окно Фигуры , содержащее различные наборы элементов с фигурами (см. Рис. 1.2).

Рис. 1.2. Окно "Фигура"

Наборы элементов можно отличить по названиям в верхней части окна Фигуры ; возможно, чтобы просмотреть все наборы элементов, нужно будет прокрутить область названий. Если щелкнуть название набора элементов, фигуры из этого набора появятся в области ниже.

Для добавления набора элементов в окно Фигуры выполните действия.

1. В окне Фигуры щелкните Дополнительные фигуры .
2. В открывшемся списке наведите мышь на название категории нужного набора элементов, затем щелкните название набора элементов.

Выбранный набор элементов появится в окне Фигуры .

Задание 2

1. Создайте новый документ. Для этого:
   • На вкладке Файл выберите Создать .
   • В разделе Другие способы приступить к работе щелкните Новый документ .
   • Нажмите кнопку Создать .
2. Отобразите в окне Фигуры следующие наборы элементов: Фигуры схемы аудита ; Общие блоки ; Простые фигуры ; Фигуры временной шкалы . Для этого выполните действия:
   • В окне Фигуры щелкните Дополнительные фигуры .
   • В открывшемся списке наведите мышь на название категории нужного набора элементов, затем щелкните название набора элементов:
     • Бизнес - Бизнес-процесс - Фигуры схемы аудита;
     • Общие - Общие блоки;
     • Общие - Простые фигуры;
     • Расписания - Фигуры временной шкалы.
3. Просмотрите фигуры каждого набора элементов. Для этого в окне Фигуры щелкните название набора и просмотрите список фигур.
4. Измените вид отображения фигур набора Фигуры схемы аудита на Значки и данные . Для этого:
   • Щелкните называние набора Фигуры схемы аудита правой кнопкой мыши.
   • Вид - Значки и данные .
5. Закройте наборы элементов Фигуры временной шкалы и Блоки . Для этого:
   • Щелкните название набора правой кнопкой мыши.
   • В открывшемся контекстном меню выберите Закрыть .

Как строить схемы, графики, диаграммы? Полезная программа для руководителей проектов, менеджеров, которые занимаются планированием. Office Visio 2007 позволяет визуализировать, исследовать и передавать информацию в виде простых для понимания схем и диаграмм. С помощью Office Visio 2007 можно создавать диаграммы, иллюстрирующие деловые операции.

Задача описания бизнес-процессов при помощи Visio® 2:52 мин


Правила построения схем процессов в нотации epC. Visio 4:30 мин.

Текст урока

Мы находимся в программном пакете Visio® и рассматриваем представление бизнес-процессов под названием Event - driven Process Chain – или EPC. Схемы данного типа удобны, просты в прочтении и активно используются в настоящее время на практике. Разберем подробно, как правильно построить схему процесса. Будем пользоваться объектами, которые расположены в меню слева. Вот этот шестиугольник означает «событие».

Перетаскиваем объект из меню на поле курсором при нажатой левой клавиши мыши.
Событие в начале схемы - это внешний импульс, инициирующий выполнение процесса.
Размер каждого объекта на листе можно изменять, сжимая или растягивая фигуру курсором при нажатой левой кнопке мыши. Масштаб отображения на экране также можно менять, для вашего удобства.

Название события вводится текстом с клавиатуры, предварительно установив курсор мыши на объект.
Например, «поступил запрос от клиента».
Размер, тип шрифта и прочие настройки текста выполняются кнопками на панели так же, как во всех продуктах Microsoft® .
Зеленый скругленный прямоугольник означает «функцию», также называемую работой, операцией, процедурой.
Функции на схеме обязательно чередуются с событиями. Результатом выполнения функции является некое состояние системы, которое завершается событием.

Поэтому поместим после значка функции значок события.

Например, функция «определить тип клиента» - завершается событием «тип клиента определен».
Цвета объектов являются общепринятыми. Однако, при желании цвет можно изменить, например, для лучшего отображения при печати, изменяя свойства объекта.

Для этого нажатием правой кнопкой мыши попадаем в меню, выбираем «формат», «Заливка» - и меняем цвет на более яркий. Так же в свойствах объекта можно изменить штриховку, тип и толщину линии контура, тень.

Для обозначения взаимосвязей наших Событий и Работ, нам понадобятся стрелки, соединяющие объекты.

Их можно взять из инструментария слева или с панели управления. При необходимости, можно также настроить их свойства. Чаще всего линию связи между объектами обозначают черным цветом и пунктиром. Можно укрупнить стрелку для лучшей видимости.

Чтобы двигать объекты и переходить от одного объекта к другому, следует переключаться при помощи курсора на панели управления.

Попробуем выстроить некую цепочку действий. Чтобы каждый раз не настраивать свойства объекта, воспользуемся функцией копирования. Итак - правой клавишей мыши выделяем объект, нажимаем «копировать», а затем «вставить». Лишние объекты можно удалять кнопкой на панели инструментов либо клавишей Delete на клавиатуре.

На практике каждая работа выполняется каким-то человеком, исполнителем. Для обозначения исполнителя выбираем объект. Например - желтый овал. И располагаем его обязательно справа от Функции, не забывая указывать организационную единицу. Это может быть отдел, группа, департамент, либо же просто должность исполнителя. Соединяем наш объект с другими посредством линии связи. В этом случае линия должна быть прямой - без начальных и конечных стрелок.
Не забывайте, что даже если операция выполняется оборудованием или автоматизированной системой, это все равно требуется отобразить в нашей модели.
Впрочем, если требуется обозначить отличия автоматизированных функций от «ручных», можно изменить цвет объекта «исполнитель». Цвет можно поменять и если функция выполняется внешним по отношению к компании исполнителем, например, клиентом, внешним проверяющим органом или вышестоящей инстанцией.

Таким образом, мы построили прямую цепочку взаимосвязанных операций процесса.

Использование логических операторов и документов 3:38 мин

Текст урока

На практике процессы не всегда протекают линейно, в них часто содержатся ветвления, определяемые различными условиями выбора или внешними событиями.
Поэтому, когда мы составляем графическое описание бизнес-процессов в нотации EPC, мы будем использовать логические операторы, позволяющие описать ветвление процесса.
Оператор «X-OR» означает исключающее «ИЛИ», оператор «OR» - не исключающее «или».
Логический оператор «AND» означает одновременное выполнение операций после ветвления.
В нашем примере процесса «обслуживание клиента» разветвление процесса возможно после определения типа клиента. Например, клиент новый или обратился повторно. Мы можем обозначить это при помощи исключающего оператора «икс-ор», так как клиент не может быть одновременно новым и повторным.
Логический оператор может разбивать ход процесса на две, три и более ветвей.
Важно помнить, что если вы использовали какой-либо логический оператор для «открытия» цепи ветвления, то точно такой же оператор должен где-то «закрыть» эту цепь.
Логический оператор может быть использован только после функции, так как событие не обладает волей к выбору, а после ветвления – наоборот, наступают разные события.
При описании процесса важно соблюдать такое правило: в каждую функцию не может входить более одной стрелки, и также из функции не может выходить более одной стрелки.
Таким образом, все необходимые ветвления организуются только через использование логических операторов, как мы только что рассказали.

Важным объектом в модели процесса, который также может повлиять на ветвление процесса, является информация. Поэтому к окружению функции относится входящая и исходящая информация, или - документ .
Объект, обозначающий документ в электронном или бумажном виде, представляет собой синий прямоугольник.
Входящий документ, например, заявка, присоединяется входящей стрелкой, тогда как исходящий документ – исходящей из функции стрелкой.

Более привычным является значок документа в виде прямоугольника с нижней волнистой линией, однако, в данной опции он не предусмотрен. Но мы можем пойти на хитрость, и позаимствовать его из другого типа графических представлений. Для этого создаем новый файл, выбираем категорию «Flowchart”, опцию Basic Flowchart. Вот и нужный нам объект. Копируем значок и вставляем на свою диаграмму.

Значки документа располагают обычно слева от функции. Реже входящий документ помещается слева, а исходящий – справа. Тогда значок исполнителя придется сдвинуть вниз. Это не является ошибкой, это вопрос соглашения. Важно, чтобы все ваши модели были единообразны.
Использование остальных объектов, отображенных на панели инструментов слева, будет объяснено нами позже. Они используются реже, либо задействованы в других представлениях процесса, так называемых, нотациях.

Приобретя некоторую сноровку, вы сможете строить модели процессов в представлении EPC очень быстро.

Схема бизнес-процесса. Детализация процессов. 6:22 мин.

Рассмотрим построение схемы бизнес-процесса в нотации EPC на примере процесса подбора персонала.
Такой процесс выполняется в каждой компании и, с незначительными доработками, будет полезен многим.

Итак… начнем с расположения диаграммы. Обычно диаграмма располагается вертикально, но встречается расположение модели и слева направо, как при письме.
Процесс начинается с инициирующего события. В нашем случае это будет возникновение потребности в найме сотрудника на работу. Используем также уже известные нам объекты: функция, исполнитель, документ. Соединяем их все линиями связи и форматируем свойства.
Всю указанную группу объектов, составляющих в совокупности один шаг, удобно копировать целиком, заменяя затем только названия объектов.
Выравнивать объекты можно по клеточкам, либо, наведя мышью на объект, и не отпуская кнопку мыши, слегка сдвинуть объект в сторону.
Появится тонкая пунктирная вертикальная линия, указывающая, как совмещается центр данной фигуры с центрами соседних значков. Такие подсказки появляются в виде как горизонтальных, так и вертикальных линий.

Посмотрите, мы начали описание процесса в таких базовых функциях, как: подать заявку на подбор персонала, привлечь кандидатов, первичный отбор кандидатур, проведение собеседования, отбор кандидатов.
Для каждой из этих функций мы указали исполнителей, входящие и исходящие документы, такие как «заявка на подбор», «резюме» и прочее.

Сейчас процесс полностью линейный.
Однако, представим себе ситуацию, что для кандидатов на некоторые вакансии требуется проведение тестирования. В этом случае нам нужно добавить на втором шаге функцию «определение необходимости в тестировании кандидата, и после нее разместить логический оператор «Икс-ор» , исключающее «или».
После использования логического оператора должны быть определены события.
Мы также помним, что, если есть открывающий ветвление оператор, то должен быть и такой же закрывающий оператор. Он расположен на схеме в том месте процесса, где разветвление закончилось, и далее последовательность работ становится одинаковой для обеих ветвей.

Если процесс достаточно длинный, он не уместится на одной странице.
Конечно, можно уменьшить размер объектов, но это не всегда целесообразно и удобно.
Гораздо проще использовать перенос, для чего мы поставим ссылку на процесс при помощи объекта «путь процесса», и затем продолжим описание процесса на другой странице с последнего события, завершающего предыдущую цепочку.

Такой же прием удобно использовать, когда какую-то из функций необходимо расписать более детально. Так, на самом деле, функция «привлечение кандидатов» включает множество операций, выполняемых менеджером по подбору персонала: составление объявления, размещение объявление в прессе, поиск резюме в Интернете.
Возможно даже обращение в специализированное агентство по подбору кадров.
Описываем эту последовательность действий отдельно, а в основной схеме заменим значок функции на значок ссылки на процесс. Это наглядно укажет, что в данном процессе есть еще вложенный подпроцесс, и его детализированная схема на отдельной странице. Чтобы легче установить взаимосвязь между функциями и страницами с вложенными детальными описаниями, пронумеруем шаги процесса. Это удобно еще и по другой причине: при подготовке документа с текстовым описанием процесса, если вам таковой понадобится – вы сможете нумеровать шаги в соответствии со схемой.

Следует отметить, что реальная длительность выполнения процесса в данном графическом представлении отражена быть не может. Для этого нужны другие инструменты анализа, однако, если это является важным, мы можем отобразить длительность или временнЫе ограничения как неформализованную информацию.
Допустимо указывать длительность выполнения работы под значком функции справа, текстом. Например, в вашей компании установлен срок подачи заявки – 2 дня. Укажем это на шаге номер один.
Или, другой случай ограничений различного рода. Например, собеседование проводится в течение недели с момента отбора кандидата. Под функцией «проведение собеседования» укажем текстом «не позднее 7 дней с момента отбора». Заканчивается процесс обязательно событием. Кандидат на вакансию одобрен и дал свое согласие.
На схеме с описанием процесса также можно делать заголовки, обозначения и надписи, выбирая кнопку добавления текста на панели управления.
Укажем, к примеру, наименование модели и номер версии в верхнем левом углу.
Теперь можете отправляться на согласование разработанного документа по процессу «подбора персонала». Использование программного средства Microsoft® Visio® удобно, просто и доступно как графопостроитель для моделей процессов, но не является в полном смысле средством моделирования.
В профессиональных средствах моделирования объекты и их свойства хранятся в ячейках баз данных, что позволяет совершать различные операции с ними. Однако, при использовании сложных систем моделирования требуется приобретение, установка, освоение и серьезная поддержка таких систем. Оправданно это только в тех случаях, когда есть реальная необходимость использовать все возможности баз данных достаточно полно.

Ваш выбор будет зависеть от сферы применения: нужно ли вам «легкое» решение либо профессиональный программный продукт.

"Редактор диаграмм и блок-схем" - так представляют данный программный продукт большинство сайтов в интернете. Что ж, это правда, но далеко не вся, иначе Visio был бы совершенно не нужен. Ведь для тех же целей можно задействовать и встроенные в Microsoft Office средства: рисунки SmartArt и построитель диаграмм, тем более что с их помощью именно диаграммы рисовать проще. Что же делает Visio самодостаточным и интересным продуктом?

Возможности

По плечу Visio подготовка большого количества разнообразных типов документов:

1. Планы помещений, этажей, инженерно-технических коммуникаций.
2. Диаграммы и блок-схемы различного назначения (аудит, дерево ошибок, организационные диаграммы, причинно-следственные связи, диаграммы маркетинга и др.).
3. Схемы рабочего процесса.
4. Карты сайтов, связи между объектами в программном обеспечении, структуры и интерфейсы программ, потоки данных.
5. Карты вычислительных сетей, каталогов LDAP и Active Directory.
6. Чертежи и схемы электронных устройств.

Именно для наглядного представления таких данных Visio и создавался. Несколько минут - и ваши документы, презентации и даже настенные рамки будут содержать иллюстрации профессионального уровня. Заинтересовались? Тогда переходим к загрузке.

Загрузка и установка

Visio 2010 по традиции не включён ни в одну из версий пакета Office, и приобретать его нужно отдельно. В настоящее время корпорация Microsoft проводит открытое бета-тестирование продукта, что позволяет опробовать его бесплатно.

Программа распространяется в версиях для 32- и 64-разрядных систем, причём вторую найти на сайте Microsoft достаточно проблематично. Используйте следующие ссылки для перехода на страницы загрузки дистрибутивов:

• 32-разрядная версия
• 64-разрядная версия

Даже если вы являетесь пользователем 64-разрядной операционной системы, гнаться за 64-разрядной версией Visio в большинстве случаев нет необходимости. 32-разрядная работает не медленнее. Основным её ограничением является невозможность использовать более 2 ГБ оперативной памяти при работе над документами.

Однако вы не сможете установить 32-разрядную версию Visio, если у вас уже установлен 64-разрядный пакет Microsoft Office, и наоборот. Учитывайте этот факт при выборе.

На странице загрузки вам выдадут ключ продукта, с помощью которого вы сможете активировать Visio. Сохраните его в надёжном месте, он вам обязательно понадобится. В случае утраты ключа перейдите на страницу загрузки повторно, чтобы получить новый.

Установка ничем не отличается от установки пакета Office, поэтому отдельно останавливаться мы на ней не будем.

Первый запуск: шаблоны Visio

При первом запуске вам будет предложено активировать Visio через Интернет. Соглашайтесь, процедура не займёт много времени (и трафика, если вас это беспокоит). Впрочем, можете и отказаться, если подключение в данный момент отсутствует. Без активации вы сможете использовать Visio в течение 30 дней.

После успешного прохождения активации (или не менее успешного отказа от неё) вы увидите окно создания документа.

31.05.2015 16:15

Visio 2010: руководство для начинающих

Существует много типов схем Visio, но для создания практически всех документов можно воспользоваться тремя основными действиями.

Выбор и открытие шаблона.

Перетаскивание и соединение фигур.

Добавление текста в фигуры.

В этой статье

Создание простой блок-схемы

Фигуры

Наборы элементов

Шаблоны

Создание простой блок-схемы

Действие 1. Выбор и открытие шаблона

Запустите Visio.

В окне Блок-схема дважды щелкните элемент Простая блок-схема .

Шаблоны включают фигуры, объединенные в коллекции, которые называются наборами элементов. Например, набор элементов, который открывается при выборе шаблона Простая блок-схема , называется Фигуры простой блок-схемы .

Действие 2. Перетаскивание и соединение фигур

Чтобы создать схему, перетащите фигуры из набора элементов на пустую страницу и соедините их друг с другом. Существует несколько способов соединения фигур, но в данном случае мы воспользуемся автосоединением.

Перетащите на страницу фигуру Начало/Завершение из набора элементов Фигуры простой блок-схемы и отпустите кнопку мыши.

Наведите указатель мыши на фигуру, чтобы появилась синяя стрелка.

Переместите указатель мыши на синюю стрелку, указывающую на место, куда необходимо поместить вторую фигуру.

Появится мини-панель инструментов с несколькими первыми фигурами из набора элементов.

1. Щелкните квадратную фигуру «Процесс».

На схему будет добавлена фигура «Процесс», которая будет автоматически соединена с фигурой Начало/Завершение .

Если необходимая фигура отсутствует на мини-панели инструментов, перетащите ее из окна Фигуры на синюю стрелку. Новая фигура будет соединена с первой фигурой так же, как и при выборе фигуры на мини-панели.

Действие 3. Добавление текста в фигуры

1. Щелкните фигуру и начните вводить текст.
   

1. По завершении ввода текста щелкните в пустом месте страницы документа или нажмите клавишу ESC.

К началу страницы

Что такое фигуры, наборы элементов и шаблоны Visio?

Фигуры

Фигуры Visio представляют собой готовые изображения, которые перетаскиваются на страницу документа — они являются стандартными блоками схемы.

При перетаскивании фигуры из набора элементов исходная фигура остается в наборе. Исходная фигура называется образцом. Фигура, которая помещается в документ, является копией — так называемым экземпляром фигуры-образца. В документ можно поместить сколько угодно экземпляров одной и той же фигуры.

Вращение и изменение размера фигур

Программа Visio содержит в себе тысячи фигур и существует бесчисленное количество способов их настройки. Наиболее часто используются встроенные возможности фигур.

• Маркеры поворота

Кружки над фигурой называются маркерами поворота. Чтобы повернуть фигуру влево или вправо, перетащите маркер поворота в соответствующую сторону.

• Голубые стрелки для автосоединения

Светло-голубые стрелки соединения помогают просто соединить фигуры друг с другом, как было описано в предыдущем разделе.

• Маркеры выбора для изменения размера фигуры

Чтобы изменить высоту и ширину фигуры, воспользуйтесь квадратными маркерами выбора. Чтобы увеличить размер фигуры без потери пропорций, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный в углу фигуры. Чтобы сделать фигуру шире или уже, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный сбоку фигуры.

Дополнительные возможности фигур Visio

Фигуры Visio — это гораздо больше, чем просто изображения или символы.

Фигуры, содержащие в себе данные

К каждой фигуре можно добавить данные, введя их в окне Данные фигуры : на вкладке Вид в группе Показать нажмите кнопку Области задач и выберите элемент Данные фигуры . Также можно импортировать данные из внешнего источника.

По умолчанию в документе не отображаются данные, добавленные в фигуру. Чтобы просмотреть данные, выделите фигуру и откройте окно Данные фигуры .

Чтобы одновременно отобразить данные в нескольких фигурах, воспользуйтесь функцией «Рисунки, связанные с данными». На рисунке ниже показано одновременное отображение данных в двух деревьях.

Фигуры с особым поведением

Многие фигуры Visio обладают особым поведением, которое проявляется при растяжении, щелчке правой кнопкой мыши или перемещении желтого управляющего маркера.

Например, чтобы показать больше людей, можно растянуть фигуруЛюди , или чтобы показать рост цветка, можно растянуть фигуру Цветок .

Совет. Чтобы узнать о дополнительных возможностях фигуры, щелкните фигуру правой кнопкой мыши и посмотрите в контекстном меню наличие дополнительных команд.

К началу страницы

Наборы элементов

В наборах элементов Visio содержатся коллекции фигур. Фигуры в каждом наборе элементов имеют схожие черты. В этих фигурах могут содержаться коллекции фигур для создания определенного типа диаграммы или несколько различных видов одной и той же фигуры.

Например, набор элементов Фигуры простой блок-схемы содержит только основные фигуры блок-схем. Специализированные фигуры можно найти в других наборах элементов, например в наборах «Схема нотация моделирования бизнес-процессов» и «Схема управления качеством».

Наборы элементов отображаются в окне Фигуры . Чтобы просмотреть фигуры в конкретном наборе элементов, щелкните соответствующий заголовок.

Открытие любого набора элементов Visio

Вместе с каждым шаблоном открываются наборы элементов, которые необходимы для создания определенного документа, но это не мешает в любой момент открыть наборы элементов для других шаблонов.

• В окне Фигуры нажмите кнопку Дополнительные фигуры , выберите необходимую категорию и щелкните имя нужного шаблона.

К началу страницы

Шаблоны

При создании диаграммы начните с выбора шаблона для данного типа диаграммы (или наиболее подходящего шаблона, если точного соответствия установить не удалось). Шаблоны Visio позволяют приступить к работе с правильно настроенными параметрами:

• В наборах элементов содержится большое количество фигур, необходимых для создания определенного документа

Например, вместе с шаблоном План дома открывается набор элементов с фигурами стен, мебели, бытовой техники, шкафов и т. д.

• Соответствующий размер сетки и разметка линейки

Для некоторых документов необходимо указать определенный масштаб. Например, шаблон План участка открывается в масштабе проектирования, где один дюйм (25,4 мм) равен десяти футам (304,8 см).

• Специальные вкладки

Некоторые шаблоны содержат уникальные функции, которые можно найти на специальных вкладках ленты. Например, при открытии шаблона Временная шкала на ленте появляется вкладка Временная шкала . Вкладку Временная шкала можно использовать для настройки временной шкалы и обмена данными между приложениями Visio и Microsoft Project.

• Мастера, которые помогают в создании особых типов документов

В некоторых случаях при открытии шаблона Visio появляется мастер, который помогает приступить к работе. Например, в шаблоне План расстановки открывается мастер, помогающий задать параметры помещения или комнаты.

Просмотр примеров шаблонов

Чтобы просмотреть все доступные шаблоны, выполните указанные ниже действия.

Откройте вкладку Файл .

Нажмите кнопку Создать .

Чтобы вывести краткое описание шаблона, выберите категорию и затем щелкните эскиз соответствующего шаблона.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!

Рано или поздно вы зададитесь вопросом: "Как я могу упростить себе работу?". Его можно задать по отношению к любой деятельности, но рассматривать мы будем Visio 2010. В чём же заключается упрощение?

1. Отказ от лишних движений и предметов. Всё лишнее прячется подальше, необходимое выносится поближе.
2. Организация рабочего пространства. Окна и инструменты следует располагать так, как это кажется наиболее удобным.

За этими двумя пунктами скрывается повышение эффективности работы в любом программном продукте и в Visio в частности.

Варианты расположения и отображения области фигур

Слева от рабочего листа располагается область фигур с элементами (см. рис. 1), из которых и производится составление схемы. Это очень важный и часто используемый компонент программы, так давайте с него и начнём.

Рисунок 1 - Область фигур

Основные варианты оптимизации связаны с подстройкой под монитор большого и малого разрешения. Так, при горизонтальном разрешении экрана в 1024 точки приходится очень сильно экономить пространство рабочего листа, ужимая все остальные элементы. Если же у вас широкоэкранный монитор, то и настройка будет производиться в другом направлении.

Вызовите контекстное меню любого набора и смените способ отображения значков ("Вид" ). По умолчанию используются "Значки и имена" . В этом варианте элементы неплохо смотрятся в две колонки (см. рис. 2).

Рисунок 2 - Вариант отображения области фигур "Значки и имена" в две колонки

Выбрав "Имена под значками" , вы получите более вытянутый по вертикали список, но работать с ним на малых разрешениях будет удобнее. "Только значки" сэкономят вам уйму рабочего пространства, но панель при этом становится похожа на захламлённый стол. И всё же, данный вариант имеет право на жизнь, но немного в другом представлении. Переместите границу области фигур влево, чтобы осталась только одна колонка. Visio 2010 спрячет строки с наборами под одну кнопку, и вы получите неплохую организацию компонентов, отдалённо напоминающую панель инструментов Adobe Photoshop или Illustrator.

Рисунок 3 - Сокращённая область задач

Кнопка с папкой открывает перечень наборов элементов, которые содержал выбранный вами шаблон (см. рис. 3). Видите, ничего не пропало. К этому представлению можно переключиться гораздо быстрее, нажав на треугольник в строке заголовка. Повторное нажатие вызывает возвращение к предыдущему виду. Очень удобно на малых разрешениях.

Два других варианта "Только имена" и "Значки и данные" не представляют собой особого интереса. Ориентироваться по одним только названиям достаточно затруднительно, а подсказки в стиле "Перетащите фигуру на страницу документа" пользы приносят очень мало. Если же вы нуждаетесь в такой подсказке, то всё равно сможете увидеть её, задержав курсор над элементом в любом другом представлении.

Если вас не устраивает расположение области фигур, вы можете ухватить мышью её заголовок и перетащить к правой стороне, куда она автоматически будет приклеена. Если панель до правого края не дотащить, то возникнет плавающее окошко (см. рис. 4).

Рисунок 4 - Область фигур в "плавающем" представлении

В таком состоянии область задач выглядит достаточно аккуратно, но не будет ли она перекрывать вам часть рабочей области?

Когда вы работаете над большими схемами, количество наборов элементов может разрастаться до немыслимых размеров. При этом строки займут слишком много места. Если так и произошло, просто потяните вверх разделительную линию между папками и элементами, чтобы расширить пространство для фигур (см. рис. 5). Это полезное нововведение Visio 2010. В предыдущих версиях практиковался подход, в котором всегда отображались все наборы, а места для фигур при этом могло совсем не оставаться. Случай редкий, но встречаемый.

Рисунок 5 - Строки наборов занимают меньше места

Вы, наверное, уже обратили внимание, что нельзя открыть одновременно два набора так, чтобы они занимали примерно по половине области фигур. Как же быть, если очень хочется? Для этого в Visio 2010 предусмотрена возможность отсоединения набора от общей стопки.

В контекстном меню выберите пункт "Снять закрепление окна" , чтобы отправить его в свободное плавание, либо прикрепить где-нибудь в другом месте, сделать его скрываемым автоматически или вовсе удалить за ненадобностью (можно также выбрать пункт контекстного меню "Закрыть" ). Являетесь счастливым обладателем монитора с большим разрешением? Тогда можно оттащить набор к правой границе окна, где он станет второй областью фигур.

Можно и просто перетащить набор в нужное место. Частный случай откреплённого набора - разделённая область фигур (см. рис. 6).

Рисунок 6 - Варианты размещения области фигур и наборов

Состав области фигур

Независимо от того, какой шаблон вы выбрали при создании документа, в области фигур будет отображаться строка "Дополнительные фигуры" , щёлкнув по которой вы вызовете меню добавления нового набора (см. рис. 7).

Рисунок 7 - Добавление набора элементов

Элементы сгруппированы по различным признакам, и если вы знаете, что и где искать, то без труда найдёте. Однако наборов огромное множество. В них легко заблудиться даже достаточно опытному пользователю. Если не знаете, в какой группе находятся нужные вам элементы, используйте "Поиск фигур" (см. рис. 8), вызываемый из меню "Дополнительные фигуры" (см. рис. 7).

Рисунок 8 - Поиск фигур

При отсутствии нужного элемента в локальных наборах остаётся либо переформулировать запрос, либо выполнить поиск в Интернете (см. соответствующую строку на рис. 7). Чтобы скрыть форму поиска, снимите флажок напротив одноимённого пункта в меню "Дополнительных фигур" .

Часто работаете с одним и тем же набором элементов, разбросанных по различным меню? Тогда соберите нужные элементы в "Избранное" , используя контекстное меню фигуры (см. рис. 9).

Другой способ добавления основан на методе "Drag"n"drop". Перетащите с рабочего листа нужную фигуру в открытую папку "Избранного" , где она и будет сохранена.

Рисунок 9 - Добавление фигуры в "Избранное"

Теперь при создании нового документа вызывайте набор "Избранное" из меню "Дополнительные фигуры" - "Мои фигуры" .

Этот способ хорош, если вы работаете над проектами одного типа, а что, если приходится работать над разными (например, проектирование сетей и рисование планов помещений)? Складывать всё в одну папку нецелесообразно. Выход из ситуации - разные наборы компонентов для разных задач.

Для их организации есть несколько путей:

1. Создание набора ("Дополнительные фигуры" - "Создать набор элементов" ) с последующим наполнением.
2. Отправка элемента через контекстное меню в новый набор (рис. 9 - "Добавить в новый набор элементов" ). Откроется окно сохранения файла, где вы укажете название, под которым набор будет известен программе.

Наполняются наборы точно так же, как и "Избранное", не забывайте только сохранять их, иначе при выходе из программы получите стандартный вопрос: "Желаете ли сохранить?".

Создав такие сборники элементов, вы можете отказаться от использования шаблонов и неиспользуемых элементов, чем значительно упростите свою работу. В корпоративной среде наборы позволяют придерживаться одинаковых условных обозначений в схемах разных сотрудников.

Быстрые преобразования линий

В Visio 2010 есть очень интересная функция, позволяющая быстро создавать планы зданий. Обычно вы перетаскиваете стены на лист (либо вставляете из буфера обмена, что чуть быстрее) и состыковываете их вручную. Это правильно, но стыковка стен при их большом количестве может отнять много времени.

Попробуйте другой вариант. Суть его заключается в рисовании плана помещения с помощью геометрических фигур "Прямоугольник" и "Линия" . Согласитесь, стыковать линии друг с другом проще (см. рис. 10).

Рисунок 10 - План здания нарисован при помощи линий и прямоугольников

Теперь выделите рисунок и нажмите кнопку "Преобразовать в стены" на вкладке "План" (см. рис. 11).

Рисунок 11 - Вкладка "План"

Будет выведено диалоговое окно, в котором можно указать тип стены (внешняя или внутренняя - см. рис. 12). Если хотите использовать линии в дальнейшей работе, поставьте точку напротив пункта "Сохранить" , иначе оставьте выбранным пункт "Удалить" . В крайнем случае, всегда можно воспользоваться отменой последнего действия.

Рисунок 12 - Преобразование линий в стены

Visio 2010 произведёт некоторую работу и представит перед вами план здания. Теперь вы можете выделить схему ещё раз, чтобы для всех стен сразу изменить толщину. На рисунке ниже показан результат работы преобразователя после уменьшения толщины стен до 100 мм. Просто и быстро, не правда ли?

Рисунок 13 - Результат преобразования линий в стены

Я целый год рисовал схемы в Visio 2003 и не подозревал, что и там такая функция существует. Вот ведь действительно, ленточный интерфейс открывает "новые" возможности.

Но будьте внимательны, вкладка "План" не является базовой для Visio 2010 и отображается только в тех документах, где ведётся работа над планами помещений. Что же делать, если вы начали с пустого документа и не открыли ни одного набора с фигурами для помещений? Ответ далеко не очевиден. Вам потребуется перейти на вкладку "Вид" и в меню "Надстройки" найти пункт "Включить план расстановки" (см. рис. 14).

Рисунок 14 - Включение плана расстановки

Visio 2010 добавит наборы для рисования планов в область фигур и откроет окно мастера добавления плана на рабочий лист. Откажитесь от предлагаемых действий, нажав кнопку "Отмена" (помните, мы всего лишь хотим включить вкладку "План" , чтобы иметь возможность преобразовывать линии в стены?). Право слово, я считаю, что начинать с открытия шаблона проще.

Когда вы создадите свои наборы элементов и откажетесь от шаблонов, просто переместите одну стену на лист, чтобы включить вкладку "План" , после чего можно переходить к рисованию линий.

Вспомогательные окна

К вспомогательным я отношу плавающие и прикреплённые окна, а также окна, скрывающиеся автоматически. Диалоговые окна различного рода - отдельный разговор.

Рисунок 14 - Различные типы вспомогательных окон

Мы уже знакомились с автоматически скрываемыми, плавающими и прикреплёнными окнами. Окно "Панорама и масштаб" видели в статье "Visio 2010. Быстрый старт". На рис. 14 можно заметить ещё окно с данными фигуры. Таблица в нём полностью повторяет набор параметров, которые отображаются в окне свойств, вызываемом из контекстного меню элемента. Чтобы отобразить его, используйте пункт "Данные" - "Данные фигуры" в контекстном меню, либо кнопку "Области задач" на вкладке "Вид" (см. рис. 15). Здесь же можно найти ещё одно подобное окно "Размер и положение" , но если вам не нужна пиксельная точность позиционирования, то можете обойтись и без него.

Рисунок 15 - Вызов вспомогательных окон

Прочие возможности

Сетка. С её помощью удобно выравнивать элементы. Включить и отключить отображение сетки можно на вкладке "Вид" (см. рис. 15).

Линейки и направляющие. Сами по себе линейки особой пользы, может, и не приносят, но с их помощью создаются направляющие, которые позволяют выравнивать разнородные элементы вдоль одной линии.

Наведите курсор на линейку, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская её, вытягивайте направляющую на рабочий лист. Теперь, когда вы будете проносить фигуру над направляющей, у неё появятся красные маркеры сверху, снизу или по центру (для горизонтального размещения), к которым и осуществляется приклеивание (см. рис. 16).

Рисунок 16 - Приклеивание фигуры к направляющей

На этом роль направляющей не заканчивается. Вы можете перемещать её вместе с приклеенными фигурами. Для удаления направляющей выделите её и нажмите клавишу .

Часто используемые функции и инструменты можно собрать на одну вкладку и держать ее постоянно открытой. Как это сделать, вы можете прочитать в статье "Как настроить ленту и панель быстрого доступа в Microsoft Office 2010". Мой набор вы можете видеть на рисунке 17. Обратите внимание, что кнопки управления толщиной линии, штрихами и стрелками вынесены ближе к свету. Я пользуюсь ими часто, а потому не могу себе позволить забираться глубоко в настройки каждый раз.

Рисунок 17 - Пользовательская вкладка

Заключение

Из этой статьи вы узнали о настройках такого важного компонента Visio как область фигур . Перемещая и разделяя наборы элементов, вы сможете добиться удобства в работе. Собрав часто используемые фигуры в пользовательские наборы, вы сэкономите огромное количество времени, которое тратили на поиск фигур при "заводских" настройках. Но для этого вам потребуется некоторый опыт работы с программой. Ведь запустив её впервые, невозможно предугадать, что будет использоваться часто, а что не понадобится вовсе.

Пользуйтесь поиском , если затрудняетесь в определении положения нужной фигуры. Конечно, в Visio может чего-то и не быть, но если это есть, то будет обнаружено за несколько секунд.

Настройте для себя вкладку с инструментами. Не обязательно создавать новую - можно модифицировать уже имеющиеся. Часто изменяете толщину линий? Поднимите соответствующую кнопку на один пункт выше, чтобы не вызывать лишнее меню.

Вспомогательное окно свойств будет удобно на большом мониторе - вызывать контекстное меню для фигур надо будет реже. Для маленького экрана удобным окажется окно "Панорама и масштаб" . Увеличив схему до комфортного состояния, вы всегда быстро сможете переместиться к другой части схемы.

Конечно, в статье были рассмотрены далеко не все средства Visio, повышающие производительность труда, но даже с использованием этого функционала вы сможете значительно увеличить свою эффективность.