Контакты, как известно, можно переносить с одного почтового ящика на другой, а также между аккаунтами Windows. Также их можно импортировать и экспортировать из почтового клиента. Это позволит вам впоследствии перенести их на другой компьютер или даже в другое приложение (например, Excel или Блокнот). Сегодня мы поговорим о том, как перенести контакты из Outlook или импортировать их в эту программу.

Импорт и экспорт контактов из Outlook 2016, 2013

В двух наиболее актуальных на данный момент релизах почтового клиента процедура трансфера контактов весьма схожа. Вначале о том, как работает импорт контактов в этих двух билдах Outlook.

Импорт контактов в Outlook 2016, 2013

Экспорт контактов из Outlook 2016, 2013

Теперь о том, как функционирует процедура экспорта контактов.

Импорт и экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003

Теперь посмотрим, как работает импорт контактов в версиях почтового клиента 2010-го и 2007 годов.

Импорт контактов в Outlook 2010, 2007, 2003

Экспорт контактов из Outlook 2010, 2007, 2003

Вот и все, что касается рутины трансфера данных в Outlook и из него. Работает все это очень удобно благодаря таким инструментам, как фильтрация данных и поддержке нескольких форматов экспортируемых и импортируемых объектов.

Почтовый клиент Outlook настолько популярен, что его используют и дома и на работе. С одной стороны, это хорошо, поскольку приходится иметь дело с одной программой. С другой же – это вызывает некоторые трудности.Одной из таких трудностей является передача информации контактной книги. Особенно остро эта проблема стоит перед теми пользователями, которые отправляют рабочие письма из дома.

Однако, решение этой проблемы есть и как именно ее решить мы и поговорим в этой статье.

Собственно, решение довольно простое. Во-первых, надо выгрузить все контакты в файл из одной программы и загрузить их из этого же файла в другую. Причем, подобным способом можно передавать контакты и между разными версиями Outlook.

Как сделать экспорт контактной книги мы уже писали ранее, поэтому сегодня поговорим об импорте.

Теперь нажимаем на кнопку «Импорт и экспорт» и переходим к мастеру импорта/экспорта данных.

По умолчанию, здесь выбран пункт «Импорт из другой программы или файла», он-то нам и нужен. Поэтому ничего не меняя нажимаем «Далее» и переходим к следующему шагу.

Теперь необходимо выбрать тип файла из которого будут импортироваться данные.

Если вы сохранили всю информацию в формате CSV, то вам необходимо выбрать пункт «Значения, разделенные запятыми». Если же вся информация хранится в PST-файле, то соответствующий пункт.

Выбираем подходящий пункт и переходим к следующему шагу.

Здесь необходимо выбрать сам файл, а также выбрать действие для дубликатов.

Для того, чтобы указать мастеру в каком файле хранятся данные, нажимаем кнопку «Обзор…».

Используя переключатель, выбираем подходящее действия для повторяющихся контактов и нажимаем «Далее».

Теперь остается дождаться, когда Outlook закончит импорт данных. Таким образом вы можете синхронизировать свои контакты как на рабочем Outlook, так и домашнем.

Мастер импорта и экспорта в Outlook упрощает импорт контактов из CSV-файла.

В Outlook 2013 или Outlook 2016 в верхней части ленты выберите вкладку Файл .

Если на ленте нет элемента Файл , у вас не Outlook 2016 и не Outlook 2013. В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

Выберите Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт . Запустится мастер импорта и экспорта.



Выберите Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .



Выберите вариант Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее .



В диалоговом окне Импорт файла найдите файл с контактами и дважды щелкните его.



Выберите один из перечисленных ниже вариантов, чтобы указать, как приложение Outlook должно обрабатывать дублирующиеся контакты:

• Заменять дубликаты при импорте. Если контакт есть в Outlook и вашем файле, Outlook удаляет сведения о контакте и использует данные из файла. Это значение следует выбирать, если сведения о контактах в файле являются более полными или актуальными, чем в Outlook.

  Разрешить создание дубликатов. Для контактов, присутствующих и в Outlook, и в файле, Outlook создает дубликаты: один с исходными данными Outlook, а другой - с данными, импортированными из файла. Позже можно объединить эти сведения и удалить дубликаты. Этот вариант применяется по умолчанию.

  Не импортировать дубликаты. Если контакт есть в Outlook и в файле, Outlook сохраняет сведения о контакте и удаляет данные из файла. Этот вариант следует выбирать, если сведения о контактах в Outlook являются более полными или актуальными, чем в файле.

При необходимости прокрутите список Выбор папки вверх, выберите папку Контакты и нажмите кнопку Далее . Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, выберите папку "Контакты" под нужной из них.



Нажмите кнопку Finish (Готово).



Outlook сразу же начнет импорт контактов. Когда индикатор хода выполнения импорта исчезнет, это означает, что импорт завершен.

Чтобы просмотреть свой список контактов, в нижней части Outlook щелкните значок .

Для импорта контактов в свою учетную запись Outlook в Интернете используйте файл данных с разделителями-запятыми (CSV).

Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

Выберите версию

Инструкции немного различаются в зависимости от того, какую версию Outlook в Интернете вы используете: классическую или новую. Выберите свою версию Outlook в Интернете, чтобы просмотреть подходящие инструкции.

Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.

Инструкции для новой версии Outlook в Интернете

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.

Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.

Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

В Excel создайте новый пустой документ (книгу).

В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла . Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (....csv) ). Нажмите кнопку Импорт .

В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251) , и нажмите кнопку Загрузить .

Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.

На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как . Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель - запятая) (*.csv) .

Привет, друзья. Буквально недавно я , в процессе подготовки компьютера я перекинул все данные, и уже хотел приступить к установке. Но в последний момент, пользователь предупредил меня о том, что, для проверки и отправки, почты использует почтовый клиент Outlook, где сохранен очень большой список E-mail адресов, который нужно сохранить. Именно об этом сейчас я вам и расскажу

Ранее я уже описывал урок, . К примеру, я, данным почтовым клиентом, пользуюсь регулярно на протяжение уже долгого времени. С каждым днем моя «Адресная книга» наполнялась адресами друзей и знакомых. Этот список контактов сэкономил мне очень много времени. Во первых, все контакты было трудно запомнить, во вторых, нужный мне адрес я мог выбрать в 2 клика, а не прописывать вручную. Но как, сохранить список адресов в Outlook , если вдруг понадобится переустановить Майкрософт Офис, или вообще операционную систему? Об этом я подробно расскажу ниже.

Сохранение Контактов в Outlook

Итак, открыв Outlook, переходим к разделу «Контакты ». Слева будут отображены наши «Адресные книги », а справа их содержимое.

Для сохранения контактов в Outlook, нажимаем на «Файл » и выбираем «Открыть ». С права появится список действий в котором нам нужен пункт «Импорт ».

В открывшемся окне спускаемся в самый низ, отмечаем «Экспорт в файл » и жмём «Далее »

Следующий шаг будет, выборы типа создаваемого файла. Рекомендую использовать «Значения, разделенные запятыми (Windows ) », файл сохранится в.csv-формате, а это значит, что им мы сможем воспользоваться не только в Outlook.

Указываем название и путь к месту хранения адресной книги. Для этого воспользуемся кнопкой «Обзор », нажав её появится окошко выбора папки, в моем случае для сохранения контактов Outlook, я выбрал «Рабочий стол » и назвал файл «Адресная книга ».

Перед начало процесса сохранения появится перечень действий, которые будет выполнены после нажатия кнопки «Готово ». Если вы сохраняете только контакты, выглядеть окно у вас должно примерно так как показано ниже.

После окончания сохранения, у меня на рабочем столе появился файлик.csv, с названием «Адресная книга», которым в дальнейшем воспользуюсь для восстановления списка контактов после перестановки операционной системы.

Восстановление контактов в Outlook с помощью файла.csv

Для вызова меню восстановления контактов, жмем «Файл» –> «Открыть» –> «Импорт».

Появится такое же окно, как и при сохранение, правда в этот раз, нам нужно выбрать пункт «Импорт из другой программы или файла ».

В следующем окно, в поле файл для импорта указываем место хранения нашего файла, для этого можно воспользоваться кнопкой «Обзор». Меню «Параметры » – здесь нужно указать какое действие предпринимать при попадание дублей. Нам предлагают заменить, разрешить создание дублей и игнорировать дубликаты. Указав путь отмечаем пункт который вам по душе (я использую создание дублей ), нажимаем «Далее ».

Выбираем папку куда будет помещён импортируемый список контактов.

В окне выполненных действий, нажимаем на «Готово», вследствие чего запустится процесс восстановления контактов в Outlook.

Теперь все ваши адреса будут сохранены в меню «Контакты».

Сохранение и восстановление контактов в Outlook очень похоже, меняется буквально несколько пунктов, поэтому запомнить эти действия очень легко. И что является очень удобным при переустановки Windows.

В некоторых языках контакты и адресные карточки сортируются по имени пользователя, а не по фамилии, как это принято в западных странах. Можно изменить порядок сортировки, установленный по умолчанию, выполнив следующие шаги.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры контактов».
2. В списке Как хранить, выберите порядок, который требуется использовать для сортировки контактов.

Изменение способа хранения контактов и внешнего вида записей адресной книги

В программе Microsoft Outlook три поля формы «Контакт» важны для работы с контактами с использованием адресной книги. Это поля «Полное имя», «Хранить как» и «Отображаемое имя».

• «Полное имя» – Значение поля «Отображаемое имя» строится на основе данных поля «Полное имя». Например, если были введены имя и фамилия контакта, имя будет отображено в формате имя-фамилия (Иван Петров).
• «Хранить как» – Microsoft Outlook упорядочит контакты в адресной книге в соответствии с выбранным методом хранения. Например, если форматом поля «Хранить как» по умолчанию является фамилия-имя, а в поле «Полное имя» введено «Иван Петров», в поле «Хранить как» будет отображено «Петров, Иван». Сведения по данному контакту будут храниться в адресной книге в разделе П (Петров). Форматом по умолчанию является фамилия–имя.
• «Отображаемое имя» – Значение данного поля будет отображаться в полях «Получатели», «Копия» и «Скрытые копии» почтового сообщения и в адресной книге при поиске контакта. Значение поля строится на основе поля «Полное имя». Форматом по умолчанию является формат поля «Полное имя».

При написании сообщения по нажатию кнопок «Получатели» и «Копия» в списке контактов могут быть отображены записи, отсортированные по именам. Чтобы изменить способ хранения и отображения списка контактов, выполните следующую процедуру:

Изменение формата имени для новых контактов

• Формат поля «Полное имя» – в меню Сервис выберите команду Учетные записи электронной почты. Нажмите кнопку «Просмотреть или изменить имеющиеся каталоги или адресные книги», затем нажмите кнопку «Далее». Выберите пункт «Адресная книга Outlook» и нажмите кнопку «Изменить». В группе «Адресные книги Outlook» нажмите кнопку «Контакты: Почтовый ящик – имя_почтового_ящика», затем в группе «Сортировать записи по» выберите значение «Фамилия и имя» (Рогов Иван). Нажмите кнопку «Закрыть», а затем кнопку «Готово».
• Формат поля «Хранить как» – выберите в меню Сервис команду Параметры. Перейдите на вкладку Настройки и нажмите кнопку «Параметры контактов». В списке Как хранить выберите значение «Фамилия, имя». Дважды нажмите кнопку «OK». Завершите работу программы и заново загрузите Microsoft Outlook.
• Формат поля «Отображаемое имя» – значение поля «Отображаемое имя» строится на основе параметров поля «Полное имя». При изменении параметров поля «Полное имя» будут изменены параметры отображения поля «Отображаемое имя».

Изменение формата имени для существующих контактов

Названия компаний, начинающиеся со слова «The», автоматически обрабатываются, начиная со второго слова названия. Например, название «The Phone Company» будет отображено как «Phone Company, The». Невозможно изменить формат имен серверов Microsoft Exchange, например, имена в глобальном списке адресов.

Удаление поля из карточки контакта

1. В папке «Контакты» щелкните по нужной карточке контакта.
2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
3. Нажмите кнопку «Поля».
4. В списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле.
5. Нажмите кнопку «Удалить».

Преобразование личной адресной книги в папку «Контакты»

1. В Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. В списке Выберите нужное действие выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
3. В списке Выберите файл для импорта выберите значение «Личная адресная книга» и нажмите кнопку «Далее».
4. В области Файл для импорта нажмите кнопку «Обзор», выберите файл для импорта и нажмите кнопку «Далее».
5. В списке Выберите папку назначения укажите значение «Контакты» и нажмите кнопку «Далее».
6. Следуйте дальнейшим указаниям мастера.

Отображение дополнительного указателя контактов

Чтобы добавить дополнительный указатель контактов для перемещения между карточками контактов с помощью указателей на нескольких языках выполните следующие действия. В представлении адресными карточками или подробными адресными карточками нажмите кнопку «Указатель контактов» , расположенную в нижней части указателя контактов. Выберите язык для дополнительного указателя. Дополнительный «Указатель контактов» доступен, если установлен хотя бы один из следующих языков: арабский, китайский, греческий, иврит, японский, корейский, русский, тайский. Одновременно можно использовать не более двух указателей.