Бумаги, печатные издания, небольшие вещи весом до 3 кг можно упаковать в конверт, пластиковый пакет или плотную бумагу, перевязав или заклеив обертку.

Тяжелые и крупные вещи нужно отправлять в коробке, мешке или обшитые плотной тканью.

Конверты, коробки и другие упаковочные материалы можно купить в почтовых отделениях. Для отправлений EMS бесплатно предоставляются конверты и пластиковые пакеты EMS размером до 60 × 70 см.

Отправления с описью вложения не стоит заранее упаковывать - их нужно передать сотруднику Почты для сверки содержимого с описью и только потом упаковывать.

Размеры отправлений

Максимальный размер посылок по России - 190 × 130 × 350 см, максимальный вес - 20 кг.

Максимальный размер посылок за границу: сумма трех измерений - 300 см, длина - 150 см, вес - 30 кг.

Посылки тяжелее 20 кг или крупнее 300 см по сумме трех измерений можно отправить только в специально оборудованных почтовых отделениях.

Размеры упаковки

Максимальный размер почтовой коробки - 42,5 × 26,5 × 38 см.

Для более крупных посылок в некоторых отделениях продаются специальные мешки; если вам не удалось его купить, вы можете упаковать посылку самостоятельно.

Требования к упаковке

• Упаковка должна быть прочной, исключать доступ к содержимому посылки и на ней должно быть место для наклеивания адресного ярлыка размером не менее 10,5 × 14,8 см.

• На картонной упаковке не должно быть скотча или следов от него. Повторно использовать коробки Почты России для отправки посылок нельзя.
• Если вы самостоятельно наклеиваете бланк на отправление, помните, что скотч или упаковочная пленка не должны перекрывать штрихкод.
• Содержимое посылки не должно перемещаться внутри упаковки - для этого свободное пространство в коробке заполняют полистиролом, опилками, стружкой, ватой.
• Хрупкие предметы пересылаются только в твердой упаковке.
• Жидкости и текучие вещества пересылают в герметичных емкостях, вложенных в почтовую упаковку с пометкой «Осторожно» (такие посылки стоят на 30% дороже). Красящие вещества отправляют в герметичных металлических емкостях, их нельзя посылать в полиэтиленовой или тканевой упаковке.
• Тканевая упаковка должна состоять из цельного или из нескольких однородных кусков светлой однотонной материи, сшитых внутренним швом. На тканевой упаковке адрес пишется, а не нашивается. Перед упаковкой в ткань посылку следует защитить от намокания с помощью полиэтиленовой пленки или другого непромокаемого материала.
• Рассаду, свежие овощи и фрукты нужно отправлять в упаковке с отверстиями для вентиляции.
• Посылки с пчелами обязательно упаковывать в специальную сетку.
• Без дополнительной упаковки можно отправлять товары в фабричной упаковке, а также цельные небьющиеся предметы без острых выступов.

Список предметов, запрещенных к пересылке

В Российской Федерации

1. оружие огнестрельное, сигнальное, пневматическое, газовое, боеприпасы, холодное (включая метательное), электрошоковые устройства и искровые разрядники, а также основные части огнестрельного оружия;
2. наркотические средства, психотропные, сильнодействующие, радиоактивные, взрывчатые, едкие, легковоспламеняющиеся и другие опасные вещества;
3. ядовитые животные и растения;
4. денежные знаки РФ и иностранная валюта;
5. скоропортящиеся продукты питания, напитки;
6. предметы, которые по своему характеру или упаковке могут представлять опасность для почтовых работников, пачкать или портить другие почтовые отправления и почтовое оборудование.

При ввозе на территорию Российской Федерации

1. Печатные и аудиовизуальные материалы: содержащие призывы к осуществлению экстремистской и террористической деятельности или публичное оправдание терроризма; порнографического характера; изготовленные или распространяемые с нарушением требований законодательства стран таможенного союза Евразийского экономического сообщества о выборах и референдумах; направленные на пропаганду нацистской атрибутики или символики либо атрибутики или символики, сходных с нацистской атрибутикой или символикой до степени смешения; содержащие иную информацию, которая может причинить вред политическим или экономическим интересам Российской Федерации, ее государственной безопасности, здоровью и нравственности граждан;
2. опасные отходы;
3. живые животные, за исключением пчел, пиявок, шелковичных червей;
4. озоноразрушающие вещества;
5. средства защиты растений, подпадающие под действие приложений A и B Стокгольмской конвенции о стойких органических загрязнителях от 22 мая 2001 года;
6. орудия добычи (вылова) водных биологических ресурсов:
7. готовые рыболовные сети узловые, произведенные машинным или ручным способом из синтетических нейлоновых или прочих полиамидных мононитей с диаметром нитей менее 0,5 мм и размерами ячеи менее 100 мм (размер конструктивного шага ячеи менее 50 мм);
8. готовые рыболовные сети узловые, произведенные машинным или ручным способом из прочих синтетических мононитей с диаметром нитей менее 0,5 мм и размерами ячеи менее 100 мм (размер конструктивного шага ячеи менее 50 мм);
9. электроловильные системы и устройства, состоящие из электрических генераторов сигналов, с подсоединенными проводниками и аккумулятором (батареей), совместно выполняющие функцию добычи (вылова) водных биологических ресурсов посредством электрического тока);
10. радиоактивные материалы;
11. культурные ценности;
12. драгоценные камни в любом виде и состоянии, природные алмазы, за исключением ювелирных изделий.

При вывозе с территории Российской Федерации

1. ​Печатные и аудиовизуальные материалы: порнографического характера; изготовленные или распространяемые с нарушением требований законодательства стран таможенного союза Евразийского экономического сообщества о выборах и референдумах; направленные на пропаганду нацистской атрибутики или символики либо атрибутики или символики, сходных с нацистской атрибутикой или символикой до степени смешения; содержащие иную информацию, которая может причинить вред политическим или экономическим интересам Российской Федерации, ее государственной безопасности, здоровью и нравственности граждан;​
2. любые виды оружия (их части), патроны к ним (их части), конструктивно сходные с гражданским и служебным оружием изделия;
3. опасные отходы;
4. специальные технические средства, предназначенные для негласного получения информации;
5. ядовитые вещества, не являющиеся прекурсорами наркотических средств и психотропных веществ;
6. наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры, в том числе в виде лекарственных средств;
7. органы и (или) ткани человека, кровь и ее компоненты;
8. отходы и лом черных и цветных металлов;
9. необработанные драгоценные металлы, лом и отходы драгоценных металлов, руды и концентраты драгоценных металлов и сырьевых товаров, содержащих драгоценные металлы;
10. минеральное сырье (природные необработанные камни);
11. информация о недрах;
12. растения в любом виде и состоянии, семена растений;
13. живые животные, за исключением пчел, пиявок, шелковичных червей, которые пересылаются при наличии ветеринарного свидетельства;
14. озоноразрушающие вещества;
15. алкогольная продукция, этиловый спирт, пиво;
16. любые виды табачных изделий и курительных смесей;
17. радиоактивные материалы;
18. культурные ценности;
19. товары, подвергающиеся быстрой порче;
20. драгоценные камни в любом виде и состоянии, природные алмазы, за исключением ювелирных изделий

Cписок предметов, запрещенных к пересылке авиапочтой

1. Огнестрельное, сигнальное, пневматическое, газовое оружие, составные части огнестрельного, сигнального, пневматического, газового оружия, боеприпасы, муляжи таких предметов, в том числе неснаряженные гранаты, снаряды и другие аналогичные предметы, холодное оружие (включая метательное), все виды ножей, электрошоковые устройства.
2. Наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры.
3. Взрывчатые вещества и изделия их содержащие. Пример: тротил, ТЭН, нитроглицерин, аммонал, гранитол, динамит, гранаты ручные, ракеты, снаряды, боеприпасы, детонаторы, капсюли-детонаторы, порох, фейерверки, пиротехнические составы, патроны стрелковые.
4. Легковоспламеняющиеся, токсичные и невоспламеняющиеся и нетоксичные газы и изделия их содержащие. Пример: газовые зажигалки, сжатые и сжиженные газы в баллонах, водород, пропан, бутан, лаки и дезодоранты в аэрозольной упаковке, углекислый газ, огнетушители, хлор, иприт.
5. Легковоспламеняющиеся жидкости и изделия их содержащие. Пример: бензин, керосин, растворители, ацетон, лаки, краски масляные, нитроэмали, грунтовки, смывки, герметики, эфиры, клеи на основе органических растворителей, лосьоны косметические, одеколоны, духи, туалетная вода, лаки для ногтей, масло пихтовое.
6. Легковоспламеняющиеся твердые вещества и изделия их содержащие. Пример: спички, сера, любые металлические порошки, алюминиевый порошок с покрытием, магний, «бенгальские огни», белый и желтый фосфор, напалм, уголь, карбид кальция, натрий.
7. Окисляющие вещества, органические перекиси и изделия их содержащие. Пример: аммиачно-нитратное удобрение, аммиачная селитра, калиевая селитра, хлорат кальция, отбеливатели, перекись водорода, некоторые отвердители.
8. Токсические (ядовитые) вещества и изделия их содержащие. Пример: мышьяк, никотин, цианид, пестициды, стрихнин, бромацетон.
9. Инфекционные вещества и изделия их содержащие. Пример: диагностические пробы, биологические продукты, вирус бешенства, клинические и медицинские отходы.
10. Радиоактивные вещества и изделия их содержащие. Пример: радионуклиды, изотопы.
11. Коррозионные вещества и изделия их содержащие. Пример: электролиты для аккумуляторов, ртуть, серная, соляная, уксусная и другие кислоты, едкий натр.
12. Прочие опасные вещества и изделия их содержащие. Пример: литиевые батареи, сухой лед.

Запрещается использовать для упаковки металлические коробки и ящики, фольгу, металлизированные бумагу и ткани.

Долгожданная посылка от родственников или друзей – безусловный повод для радости. Однако чтобы посылка была благополучно отправлена и своевременно доставлена адресату, важно её правильно упаковать.

Действующая на сегодняшний день редакция Федерального закона о почтовой связи предусматривает, что выбор упаковки для почтового отправления – прерогатива каждого пользователя услуг Почты России. Однако правила оказания почтовых услуг предусматривают ряд требований и ограничений к упаковке посылок.

Так, любые посылки и иные почтовые отправления сдавать на отправку в отделения Почты России можно только в упакованном виде. Вид применяемой упаковки зависит от нескольких факторов:

• характера и особенностей отправляемого вложения;
• условий пересылки.

Важно, чтобы благодаря надлежащей упаковке исключалась возможность повреждения содержимого посылки при пересылке и обработке, посторонние лица не смогли получить доступа к содержимому отправления, а пересылаемый груз не причинил порчи другим отправлениям, имуществу Почты России или сотрудникам почтовой связи. Содержимое посылки должно быть должным образом зафиксировано, чтобы груз не перемещался внутри упаковки.

Как должна быть упакована посылка?

Стандартные требования Почты России предусматривают, что каждая посылка должна упаковываться в специальный посылочный ящик из картона, гофрокартона, полимерных материалов, дерева или фанеры. Возможна пересылка посылок в специальных почтовых пакетах либо тканевых мешках из прочной однотонной ткани светлых оттенков.

Посылка Почты России

В тканевых мешках чаще всего отправляются объёмные мягкие изделия, которые ввиду слишком большого размера не помещаются в стандартную почтовую упаковку. При пересылке одежды, ковров и прочего имущества в мешках груз должен быть заранее упакован в полиэтиленовый мешок или иную непромокаемую тару. После упаковки посылки с одной стороны мешка должен оставаться припуск, позволяющий обвязать посылку шпагатом и опломбировать.

Повторно использовать стандартную упаковку для пересылки посылок запрещено. Гофрокартонные ящики для пересылки посылок могут как приобретаться в отделениях Почты России, так и быть принесены клиентом. Важно, чтобы на гофроящике отсутствовал скотч или следы от ранее наклеиваемого скотча.

Если пересылаются неделимые предметы в стандартной упаковке завода-производителя (ящиках из дерева или толстого картона), возможно принятие такой посылки для отправки без использования дополнительной упаковки. При этом оригинальная упаковка производителя должна соответствовать установленным нормативами размерам и обеспечивать сохранность транспортируемого груза. В любом случае перевязка и опечатка любой посылки сотрудниками Почты России являются обязательными.

Особенности упаковки некоторых видов грузов

Вид перевозимого груза	Специфические требования к упаковке
Хрупкие и легко бьющиеся предметы	Обязательная упаковка в твердую тару с пересыпанием стружками, опилками, перекладыванием ватой
Допустимые к перевозке сыпучие продукты (семечки и семена, мука, орехи, крупы и т. д.)	Предварительно упаковываются в бумажные или клеенчатые пакеты либо специальные тканевые мешочки, и только после этого помещаются в стандартную упаковку из дерева или картона.
Жидкости, а также вещества, которые легко переходят в состояние жидкости (масла, соки, жиры, мёд и т.д.)	Обязательно помещаются в закрытые сосуды, в которых утечка содержимого исключена. Сосуды должны упаковываться в ящики из дерева и перекладываются опилками или ветошью. Перевозить такие грузы в полимерных пакетах запрещается.
Рассада и саженцы растений	Для пересылки рассады используются специальные корзины или ящики, обеспечивающие вентиляцию воздуха. Саженцы и виноградные лозы могут пересылаться упакованными в ткань.
Пчёлы	Пересылаются в специальных ящиках или коробках, оснащенных препятствующими вылету насекомых сетками.
Пушнина без фабричной обработки, шерсть, волосы, пух и перо	Обязательна предварительная упаковка груза в ткань или полимерную плёнку с последующим помещением в стандартные картонные ящики.
Измерительные и иные точные приборы	Помещаются в твердую тару с исключающими перемещение внутри упаковки прокладками. Возможно использование специальной закрепляющей системы.
Твердые сорта фруктов и овощей	Упаковываются в ящики из дерева или фанеры, в которых предусмотрены отверстия или просветы для вентиляции.
Автопокрышки	Принимаются для транспортировки только в чистом виде и обязательно упаковываются в мешки из брезента, льна, бязи и т.д.

Оружие, наркотики и психотропные вещества, ядовитых животных и растений, денежные знаки ЦБ России, скоропортящиеся продукты, опасные предметы и вещества пересылать запрещается в любой упаковке.

Ограничения по максимальному весу и габаритам посылок

Вес стандартной посылки, которая может быть отправлена через отделения Почты России, составляет до 10 кг. Посылки весом от 10 до 20 кг относятся к категории крупногабаритных или нестандартных. Отправления весом до 50 кг относятся к категории тяжеловесных крупногабаритных и могут отправляться при условии, что размер упаковки не превышает 1900*1300*3500 мм. Тяжеловесные посылки отправляются и выдаются только в специальных отделениях Почты России.

Допустимым является приём посылок, вес и размеры которых превышает установленные ограничения, но только при условии, что погрузка и выгрузка груза в почтовые вагоны осуществляется силами отправителя.

Международные отправления посылок с территории России происходят с использованием средств курьерской службы EMS. Посылка должна иметь стандартную упаковку, её вес не может превышать 30 кг, а любое из измерений отправления быть более 1,5 м. Важно учитывать, что некоторые грузы, разрешённые к перевозке по территории РФ, вывозить за границу и ввозить в Россию запрещается. В частности, запрещена отправка алкогольных и табачных изделий, семян и саженцев растений, культурные ценности и т.д.

Важно учитывать, что пересылка посылок не относится к числу универсальных услуг, поэтому стоимость пересылки оправления одинакового веса и размера в разных регионах РФ может отличаться. Однако стандартные требования к упаковке почтовых посылок являются едиными по всей территории России.

Бумаги, печатные издания, небольшие вещи весом до 3 кг можно упаковать в конверт, пластиковый пакет или плотную бумагу, перевязав или заклеив обертку.

Тяжелые и крупные вещи нужно отправлять в коробке или мешке (или обшить их плотной тканью).

Конверты, коробки и другие упаковочные материалы вы можете купить в почтовых отделениях.

Максимальные габариты и вес

Доставка курьером Почты России (тариф «Курьер онлайн» ):

Максимальный вес: 5 кг.

Доставка посылок до 5 кг по специальному тарифу (тариф «Посылка онлайн» ):

Максимальный вес: 5 кг.

Максимальный размер - 60 × 60 × 60 см, но при этом сумма трех измерений должна быть не больше 140 см.

Обычное почтовое отправление:

Для отправления весом до 10 кг (тариф «Посылка нестандартная» ): максимальный размер - 60 × 60 × 60 см, но при этом сумма трех измерений должна быть не больше 120 см.

Для отправлений весом до 20 кг (тариф «Посылка нестандартная негабаритная» ): максимальный размер - 350 × 190 × 130 см, но при этом сумма трех измерений должна быть не больше 300 см.

Требования к упаковке

Упаковка должна быть прочной, исключать доступ к содержимому посылки.

Содержимое посылки не должно перемещаться внутри упаковки - для этого свободное пространство в коробке можно заполнить полистиролом, опилками, стружкой, ватой.

Хрупкие предметы нужно пересылать в твердой упаковке.

Жидкости и текучие вещества необходимо пересылать в герметичных емкостях.

Красящие вещества нужно пересылать в герметичных металлических емкостях, их нельзя посылать в полиэтиленовой или тканевой упаковке.

Без дополнительной упаковки можно отправлять товары в фабричной упаковке или цельные небьющиеся предметы без острых выступов.

На упаковке должно быть место для наклеивания адресного ярлыка размером не менее 10,5 × 14,8 см.

На картонной упаковке не должно быть скотча или следов от него. Повторно использовать коробки Почты России для отправки посылок нельзя.

Тканевая упаковка должна состоять из цельного или из нескольких однородных кусков светлой однотонной материи, сшитых внутренним швом. На тканевой упаковке адрес нужно написать, а не нашить. Перед упаковкой посылку необходимо защитить от намокания (для этого можно использовать полиэтиленовую пленку или другой непромокаемый материал).

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
		Индекс	Название ОПС					Индекс	Адрес
				Единичный
Обработка				Покинуло сортировочный центр
Обработка				Прибыло в место вручения
Вручение				Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

	Почтовая служба	Вид письма	Адресат	Индекс	Адрес	Опись содержимого	Исполнитель	Дата отправки	Номер для отслеживания	Уведомление	Примечание
			Иванов К.И.		ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва	Приглашение на выставку
			Чайная плантация, ООО		ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград	Исх. № 3324-3 от 14.06.2014	Производственный отдел
			Зеркало, ООО		ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.	Исх. № 3354-2 от 15.06.2014	Технический отдел
			Промрегионгаз, ОАО		ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск	Исх. № 3465-6 от 17.06.2014	Юридическая служба				Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Отправка писем все еще актуальна в наше время. Обратившись в любое отделение Почты России, у вас есть возможность отправить письмо на любой адрес – как в России, так и за ее пределами.

Отправка письма осуществляется непосредственно в отделениях Почты России. Если вы не знаете, где именно находится отделение или какое ближе всего к вашему местонахождению, воспользуйтесь сервисом поиска филиала и отделения на официальной странице организации. Установить свое отделение вы сможете по карте или по точному адресу. Письмо бывает простым, заказным либо с объявленной ценностью, и предусмотрено лишь для пересылки письменного сообщения. Максимальный вес письма – 100 г. Для почтового отправления потребуется приобрести конверт соответствующего размера. На внешней стороне конверта указываются данные отправителя и получателя. Скорость доставки напрямую зависит от правильности заполнения. Для пересылки внутренней письменной корреспонденции реквизиты указываются на русском языке, а на международных – на английском или государственном языке получателя.

Реквизиты указываются в таком порядке:

• фамилия, имя и отчество;
• название улицы, номер дома и квартиры;
• название района;
• название республики, края, области;
• название страны только для международных отправлений;
• индекс.

Данные отправителя пишутся в верхнем левом углу конверта разборчивым почерком, получателя – в нижнем правом. Почтовый индекс – обязательное требование при заполнении адресных данных, который вы можете узнать в отделении почты или посмотреть в разделе сайта . Некоторые виды конвертов имеют кодовый штамп адресата, где вписывается индекс стилизованными цифрами.

Вложив письмо в конверт, следует обратиться к работнику отделения, который занимается письменной корреспонденцией. Он взвесит ваше послание и приклеит марку, в зависимости от веса и адреса назначения. С тарифами на внутреннюю и международную пересылку вы можете ознакомиться в следующих таблицах.

Если вам необходимо отослать документ или ценные бумаги, воспользуйтесь услугой отправки письма с объявленной ценность. Для этого оцените вложения по своему усмотрению, но за каждый рубль оценки следует уплатить 4 копейки. В бланке описи укажите наименование письменных вложений. Такие письма подлежат нумерации, по которой возможно самостоятельно отследить этап пересылки.

Скачать бланк можно здесь: .

Посмотреть пример заполненного бланка можно у нас: .

Если для вас очень важно знать, когда адресат получит письмо, отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении. В отделении почты следует заполнить бланк и обязательно выбрать вид письма. При этом такое письмо будет почти в два раза дороже обычного.