Недавно вступивший в силу закон ФЗ-54 перевернул мир коммерции и принес много нововведений. Отныне все предприниматели должны обзавестись онлайн-кассами, исключением не стали и интернет-магазины. Все они теперь должны согласно 54-ФЗ отправлять электронный чек как покупателю во время покупки товара или услуги, так и передавать фискальные данные в ФНС.

Зачем электронные чеки

Федеральный закон создан для защиты потребителей и предпринимателей. Так, согласно каждому закону по номеру, который находится на чеке, любой потребитель может узнать информацию о совершенной покупке, которую передают в фискально-налоговую службу. Так, бумажные варианты содержат адреса сайтов операторов фискальных данных, и именно там найдется документ по реквизиту. Или все это можно найти, просканировав QR-код, расположенный на документе. Это сделано для того, чтобы покупатели могли сравнить информацию фактическую и ту, которая дана в электронном виде, а при ее расхождении обратиться в службы ФНС. Если на одного предпринимателя будет много жалоб, то это станет веским основанием для налоговой проверки.

Как отправлять чеки

Теперь, когда все должны обзавестись онлайн-кассами, многие могут отойти от распечатки обычных чеков и полностью перейти на электронные. Особенно это касается интернет-магазинов. Новые правила обязывают каждого отправлять электронные копии с онлайн-касс.

1. Такие копии могут отправляться в виде электронного письма, если покупатель оставляет свой электронный адрес.
2. Или чек ФЗ-54 отправляется по смс , так как каждая касса позволяет вводить номера телефонов.

Но эти методы доступны не для всех касс, многие не поддерживают функцию ввода электронных адресов. Для передачи электронных чеков через сообщения, налоговые службы уже разработали специальное приложение, которое упрощает данный процесс. Так, если покупатель установит себе такое приложение и покажет продавцу штрих-код, продавец его может просто просканировать с экрана телефона. А онлайн-касса сможет считать номер телефона быстро, не внося данные самостоятельно.

Когда нужно отправлять чек по ФЗ-54

ФЗ-54 очень строго относится к чекам, поэтому именно на них обращает внимание всех пользователей касс, а также покупателей. Их применение при расчетах в обычных магазинах и в интернете различается. Но правила отправки и составления остаются одинаковыми в двух случаях. Отправляется чек в следующем порядке:

• в обычных торговых точках покупателю выдается бумажный чек, также он сохраняется и у продавца, а в отдельных случаях может отправиться клиенту и в электронном виде
• в интернет-магазинах возможности выдавать бумажные документы не имеется, а вот отправить электронные чеки для таких магазинов проще простого.

Так, выдавать или отправлять чеки покупателям нужно в момент оплаты товара или услуги, сразу же после подтверждения фискальными службами, что с данными клиента все в порядке.

С новыми чеками много вопросов. После ввода онлайн-ККТ некоторые магазины неправильно формируют документы или не указывают обязательные поля. За это налоговая штрафует. Чтобы вы не нарвались на штраф, мы собрали в этой статье все новые реквизиты и требования. А еще подготовили образец чека онлайн-кассы в двух вариантах - бумажном и электронном.

Требования к чеку онлайн-кассы и 18 новых полей

Клиент выбирает сам, какой документ получит: бумажный, электронный или оба. Бумажный, как и раньше, печатается на ККМ, а электронный отправляется клиенту на почту или смской. По содержанию оба типа чеков одинаковые и отличаются только несколькими реквизитами.

Такое сообщение приходит на телефон

Раньше в фискальных документах было 7 обязательных полей, после ввода новых ККТ их стало 25. Но для разных видов деятельности, количество обязательных реквизитов может увеличиваться или уменьшаться.

Вот что должно быть в чеке онлайн-кассы

1. Наименование документа - например, «кассовый чек» или «отчет о закрытии смены».
2. Название организации или ФИО предпринимателя.
3. Кассир - должность и фамилия (не указывается при автоматических расчетах в интернете и вендинге).
4. Номер документа за смену.
5. Дата и время оплаты.
6. Место расчета:

• почтовый индекс и адрес, по которому стоит касса;
• если торгуете на выезде - модель и гос номер автомобиля, адрес ООО или адрес регистрации ИП;
• при работе в интернете - домен сайта.

Если вы перевезли кассу в другой магазин, перерегистрируйте ее по новому адресу. Иначе компанию оштрафуют на 5 000–10 000 р., а ИП на 1 500–3 000 р.

1. Номер смены.
2. Наименование товаров или услуг.
3. Цена с учетом скидок.
4. Количество и стоимость товаров.
5. Ставка и сумма НДС.
6. Система налогообложения (например, «патент» или «УСН доход»).
7. Форма расчета. Как рассчитывается клиент: наличными или электронными деньгами (карточка, Qiwi, Webmoney, Яндекс.Деньги).
8. Сумма оплаты - сколько заплатили наличными деньгами, а сколько электронными.
9. Признак расчета:
1. приход (клиент оплатил);
2. возврат прихода (клиент вернул товар, а вы ему деньги);
3. расход (например, выдали выигрыш в лотерею);
4. возврат расхода (клиент возвращает полученную сумму).
10. Фискальный признак сообщения (когда чек отправляется ОФД).
11. Фискальный признак документа - генерируется накопителем.
12. Серийный номер накопителя.
13. Регистрационный номер ККТ, который выдали в налоговой.
14. Номер документа, под которым он хранится в накопителе.
15. Телефон или e-mail клиента (при отправке электронного чека).
16. E-mail компании, если клиенту отправляют чек на почту.
17. Адрес сайта налоговой - www.nalog.ru .
18. QR-код.

Если вы живете в труднодоступной местности, для вас некоторые реквизиты чека онлайн-кассы необязательны. У вас нет возможности отправлять документы по интернету, поэтому можете не указывать адрес сайта налоговой, свою электронную почту и контакты покупателя.

Чтобы сравнить старые и новые поля чеков, скачайте их .

Если нет хотя бы одного обязательного реквизита, чек недействителен. Это приравнивается к тому, что вы вообще не выдали документ об оплате. Компанию оштрафуют на 10 000 р., а предпринимателя на 2 000 р.

В п. 1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ, в списке обязательных полей не указан QR-код. Но в п. 1 ст. 4 сказано, что касса должна печатать двумерный код, в котором зашифрованы данные для проверки подлинности документа. Также QR-код обязателен в бумажном чеке согласно приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

В электронных документах QR-код не нужен.

Вы можете печатать дополнительные реквизиты - логотипы для брендирования или информацию об акциях.

Пример печати акции в чеке сети «Магнит»

Код товара - новый реквизит в чеке онлайн-кассы

Образец чека коррекции, напечатанного на новом кассовом аппарате

Когда можно не указывать НДС?

Если вы работаете без ставки НДС, не указывайте ее или пишите «0%». Курьерские службы могут не писать НДС, так как не продают товары, а только доставляют.

Можно ли не указывать наименование товара?

До 1 января 2021 года наименование товара или услуги не указывают ИП на упрощенке, патенте, ЕНВД и ЕСН. Только если они не продают подакцизные товары.

Наименование не пишется, если в момент оплаты неизвестен точный список товаров и их объем, например, при авансе.

Какой чек выдают платежные агенты?

Платежные агенты указывают в документах все то же самое, что должно быть в чеке онлайн-кассы любого продавца. Даже наименование товара. Поэтому интернет-магазинам и курьерским службам придется соединить свои базы. Кроме стандартных полей, агенты указывают дополнительные:

• размер своей комиссии;
• телефон агента, поставщика и оператора, которые принимают платеж.

Как пробить чек на аванс?

Если клиент вносит предоплату, пробейте документ с признаком «Аванс». Не указывайте наименование товара, цену и количество, если объем и список товаров нельзя определить. Например, в момент оплаты покупатель точно не знает, сколько товара ему нужно. Об этом сказано в письме МинФина.

В итоговом чеке укажите сколько внес клиент при полном расчете. Аванс не указывайте.

Примеры документов при авансе (для удобства некоторые реквизиты не показаны)

Какой штраф за ошибки в чеке?

Для ИП -1 500–3 000 р., ООО - 5 000–10 000 р. Малому и среднему бизнесу могут выписать предупреждение, если это первое нарушение.

Запомнить

1. Клиент выбирает сам - бумажный документ, электронный или оба.
2. QR-код обязателен только в бумажных документах.
3. Нет хотя бы одного реквизита - штраф. ИП до 3 000, ООО до 10 000 р.
4. БСО и кассовый чек - теперь одно и то же.
5. Клиент вернул товар или заметили ошибку сразу - пробивайте «возврат прихода».
6. Заметили ошибку в конце смены - пробивайте чек коррекции.
7. Покупатель внес аванс, но не решил сколько товара нужно - наименование не пишите.

При расчете с покупателем продавец (организация или ИП) обязан выдать ему бумажный чек. Но помимо этого, существует еще требование о выдаче чеков в электронной форме . Согласно продавец должен направить покупателю кассовый чек (или бланк строгой отчетности) в электронной форме на номер телефона или адрес электронной почты в том случае если покупатель предоставил эти данные (номер телефона или адрес электронной почты) продавцу до осуществления расчетов .
Что из этого следует? 1. Если покупатель при расчете на кассе изъявил желание получить электронный чек и предоставил свой номер телефона или адрес электронной почты, то продавец в обязательном порядке должен выслать ему электронную копию чека, иначе это будет являться нарушением закона.

Примечание . Оправка покупателю электронного чека не освобождает продавца от обязанности выдать ему также чек в бумажном виде. Покупатель получает два чека: электронный и бумажный. Исключением являются пользователи, осуществляющие торговлю через сеть "Интернет" (интернет-магазины). Они могут не выдавать покупателю бумажный чек (т. к. это физически невозможно), но обязаны отправить ему электронный чек (п. 5, ст. 1.2 Федерального Закона №54-ФЗ).

2. Если покупатель при расчете на кассе не предоставил свой номер телефона или адрес электронной почты (или сообщил о своем желании получить электронный чек после того, как бумажный чек был распечатан), то продавец выдает ему только бумажный чек (потому, как отправка электронного чека возможна только до закрытия продажи на кассе). Нарушение закона в этом случае не происходит. 3. Любая онлайн касса должна иметь возможность отправлять чеки в электронном виде на номер телефона покупателя (с помощью СМС). Что касается отправки электронных чеков на e-mail покупателя, то такая функция на некоторых моделях онлайн касс может отсутствовать. В законе сказано, что отправка чека в электронной форме на адрес электронной почты может осуществляться при наличии технической возможности для такой передачи. Если такой возможности в онлайн кассе нет, то отправка электронного чека возможна только на номер телефона покупателя.

Особенности электронного чека В п. 4, ст. 1.2 Федерального Закона №54-ФЗ указано, что если покупатель получил электронный чек и в последующем распечатал его на бумаге, то такой чек приравнивается к кассовому чеку (или бланку строгой отчетности), который выдает контрольно-кассовая техника (ККТ). Но при условии, что сведения, указанные в бумажном чеке ККТ, идентичны сведениям электронного чека, отправленного покупателю на номер телефона или по e-mail. Это означает, что распечатанный на бумаге электронный чек ничем не отличается от кассового чека и является документом, подтверждающим факт покупки у продавца. В случае потери бумажного чека, продавцу можно предоставить распечатанный электронный чек (например при возврате товара).
Как происходит передача электронных чеков на телефон и e-mail покупателя?

На данный момент существует несколько способов передачи электронных чеков на телефон и e-mail покупателя:

1. передача через оператора фискальных данных (ОФД);
2. передача с помощью программ (например 1С);
3. передача с помощью мобильных приложений. В основном, передача электронных чеков покупателю происходит через оператора фискальных данных (ОФД). Практически все ОФД сами предлагают своим клиентам дополнительно к основным услугам подключить передачу электронных чеков покупателю. Такая услуга предоставляется в виде пакетов СМС и ее стоимость зависит от количества СМС в этом пакете. Пример электронного чека от ОФД "Электронный экспресс".
Кто может не отправлять электронные чеки покупателю? Пользователи, находящиеся в отдаленных от сетей связи местностях и имеющие право применять контрольно-кассовую технику без передачи данных в ОФД, могут не отправлять покупателю чеки в электронном виде, но, в тоже время, они обязаны выдать покупателю кассовый чек (или бланк строгой отчетности) в бумажном виде (п. 2, ст. 1.2 Федерального Закона №54-ФЗ ).

Ответственность за непредоставление покупателю чека в электронной форме Те категории пользователей, которые обязаны отправлять чеки в электронном виде по требованию покупателя, но не делающие этого - нарушают п. 6, ст. 14.5 КоАП РФ . Такое нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере 2 000 рублей;
• на юридических лиц в размере 10 000 рублей.

В этой статье мы разберем по пунктам, как настраивается отправка чеков по e-mail и SMS (54 ФЗ) в конфигурации «Управление торговлей ред 11», назначение галочек и настроек.

Настройки

1. Зайдите в меню «НСИ и администрирование» — «Настройки НСИ и разделов» — «Продажи»

Меню «Продажи»

2. Разверните пункт «Розничные продажи»

Раздел «Розничные продажи»

3. Пролистайте вниз до раздела ФЗ-54

Раздел «ФЗ-54»

Вот мы и попали в раздел настроек. Теперь рассмотрим назначение каждой из них.

Хочу обратить ваше внимание, что чеки можно отправлять из 1С или через оператора фискальных данных (Далее — ОФД), к которому подключена ваша онлайн-касса. У ОФД данные функции могут быть платными, а могут быть включены в стоимость обслуживания. Этот вопрос лучше уточнить, позвонив на линию техподдержки ОФД.

Если рассылка включена в стоимость обслуживания, то лучше выполнять отправку чеков по e-mail и SMS через ОФД, чтобы снизить нагрузку на 1С и избавить себя от необходимости настраивать в 1С рассылку почты и SMS. К тому же, если вы отправляете чеки самостоятельно и у вас нет своего почтового сервера (т.е. отправка осуществляется с почты Yandex, Mail или Google), то рано или поздно данные сервера могут забанить ваш ящик, приняв его за спамерский. А рассылка SMS из 1С всегда платная.

Уточнив у ОФД, можем ли мы через него рассылать чеки (и оплатив эту функцию, если необходимо), переходим к настройкам:

Отправка чеков через ОФД

За рассылку через ОФД отвечают две галочки: «Отправлять электронные чеки по SMS через оператора фискальных данных» и «Отправлять электронные чеки по E-mail через оператора фискальных данных» . Ставим одну из них или обе.

На этом настройка окончена.

Отправка чеков по e-mail и SMS через 1С:

Настроив и/или отправку SMS, переходим к настройкам:

Отправка чеков из 1С

Здесь галочка всего одна, зато еще есть гиперссылка с расписанием отправки Рассмотрим эти настройки подробнее.

Галочка «Отправлять чеки после пробития на ККТ» устанавливается, если вы хотите отправлять чек СРАЗУ после пробития на кассе.

На что здесь стоит обратить внимание:

1. Вы можете использовать либо галочку, либо расписание. При установленной галочке расписание становится не активным. Это логично т.к. расписание не имеет смысла, если чеки отправляются сразу после пробития;
2. С точки зрения производительности выгоднее отсылать чеки по расписанию, т.к. в таком случае пробитие чека не будет вызывать процедуру отправки чека (но будет вызывать запись данных в очередь отправки), а рассылка будет выполняться в фоновом режиме. Т.е. настроив отправку чеков раз в 5 минут вы снизите нагрузку на 1с при пробитии чека, но при этом почти не потеряете в скорости отправки. С другой стороны, судя по коду, мгновенная отправка чеков тоже будет выполняться в фоновом режиме, так что на глаз разницы в скорости работы вы, скорее всего, не заметите:

В общем, как отправлять чеки из 1С (сразу или по расписанию), решать вам, но я за расписание.

Остальные настройки раздела «ФЗ-54»

Остальные настройки ФЗ-54

«Создавать партнеров при отправке электронных чеков» — при отправке чека из Рабочего места кассира чек можно отправить не создавая нового партнера. Если установить эту галочку, то система сначала попробует найти партнера с этими контактными данными, а если не найдет, то новый партнер будет создан автоматически.

«Не печатать чек на ККТ при отправке электронного чека» — способ сэкономить бумагу в кассе;

«Разрешить выбор версии ФФД при печати чеков» — данная галочка отвечает за доступность поля «Формат ФФД» в предпросмотре чека:

Версия ФФД в предпросмотре чека

С настройками закончили, теперь переходим к отправке.

Отправка чеков по e-mail и SMS

Отправить (и пробить) чек можно из 3х мест: Из рабочего места кассира (РМК), из Приходного кассового ордера (ПКО) и из Эквайринговой операции.

РМК

Нас интересуют 2 способа оплаты: «Оплата наличными» или «Смешанная оплата»

РМК

При выборе одного из них, будет открыто окно, в котором можно выбрать способ отправки чека:

Оплата наличными в РМК

Выбираем один из трех вариантов, заполняем номер телефона или почту и нажимаем «Пробить чек».

Почта и телефон заполнятся автоматически, если при оформлении чека вы считали карту лояльности.

ПКО и Эквайринговая операция

В ПКО раньше была кнопка «Напечатать чек», теперь ее убрали, а вместо нее вывели гиперссылку:

Пробить чек из ПКО

В эквайринговой операции она выглядит точно так же:

Эквайринговая операция

Если у вас подключена ККТ, то надпись в обоих документах будет «Пробить чек», а не «Чек не пробит», как на рисунках.

Предпросмотр чека

Номер телефона и e-mail будут автоматически заполнены по данным партнера:

Контакты партнера

Обязанность направления покупателю чека в электронном виде на номер телефона или адрес электронной почты предусмотрена п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. Отказ в предоставлении электронного варианта платежного документа грозит продавцу штрафом от 2 000 до 10 000 руб. Перед формированием документа продавец должен получить от покупателя письменное согласие на обработку персональных данных.

С началом работы на онлайн-кассах у многих предпринимателей возникает вопрос, как отправить онлайн чек покупателю. Нужно ли письменное согласие или достаточно устной просьбы? Кто должен оплачивать стоимость услуги по направлению платежного документа покупателю – продавец или оператор фискальных данных (ОФД)?

Электронный кассовый чек или бланк строгой отчетности направляется покупателю только по его просьбе. Если покупатель (клиент) перед оплатой покупки (услуги) не высказал желания получить документ об оплате в электронной форме, то необходимо сформировать только его бумажную копию.

Важно : законом предусмотрена обязанность продавца направить электронный чек по смс (по абонентскому номеру). Отправить чек на e-mail продавец обязан только в случае технической возможности.

В каких случаях можно не направлять чек в электронной форме

1. Покупатель до момента расчета не изъявил желания получить онлайн-чек.
2. На момент оплаты товара продавец по техническим причинам не может сформировать документ в электронном виде и направить его покупателю (например, нет связи с Интернет-провайдером).
3. Расчеты с покупателем или клиентом производятся в местности, труднодоступной и удаленной от сетей связи. Перечень таких местностей утверждается властями регионов и отражается в нормативном акте.

Как направляется чека по смс или e-mail

1. Перед оплатой покупки покупатель сообщает о желании получить документ по смс или на адрес электронной почты.
2. Покупатель подписывает согласие на обработку персональных данных.

Важно : в настоящий момент отсутствуют разъяснения от контролирующих органов относительно оформления согласия покупателя на обработку его данных, их перечня и порядка хранения. Предполагается, что согласие на обработку персональных данных должно быть получено от клиента в письменной форме.

1. Покупатель сообщает продавцу номер телефона или адрес электронной почты, на которую он хочет получить документ, подтверждающий произведенную оплату.
2. Продавец на ККТ вводит указанные покупателем данные и формирует документ об оплате в электронном виде.
3. Чек направляется в виде смс-сообщения на указанный номер телефона или письмом на e-mail адрес.

Способы направления онлайн-чека

Направить клиенту документ об оплате в электронном виде можно двумя способами – через ОФД или специальные программы.

Почти все операторы фискальных данных берут дополнительную плату за услугу по направлению чеков клиентам в электронной форме.

Ряд программ – например, 1С – в рамках абонентского обслуживания предоставляет возможность направления чеков по смс или e-mail.

Стоимость услуги по направлению чеков на телефон или e-mail

Стоимость пакета смс (100 шт.) составляет от 120 до 200 руб., 1 000 шт. – от 1 200 до 1 500 руб., 10 000 шт. – 11 000 руб.

Одни провайдеры вместе с пакетом смс предоставляют бесплатные услуги по направлению указанных документов на e-mail, другие – за отдельную плату, в среднем 3 000 руб. в месяц без учета количества отправленных на e-mail документов.

Как должен выглядеть онлайн-чек

Требования к электронному документу, подтверждающему оплату, перечислены в п. 3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ. В отличие от , к электронному предъявляются менее строгие требование. Онлайн-чек должен содержать следующие реквизиты:

• регистрационный номер кассовой техники;
• дата и время расчета;
• общая сумма покупки (оказанной услуги);
• фискальный признак документа;
• адрес сайта, с которого можно скачать и распечатать документ об оплате в бумажном виде.

Как проверить кассовый чек

Если покупатель забыл попросить чек в электронном виде, есть ли у него возможность получить его в электронном формате? Да, с помощью специального приложения, разработанного ФНС РФ. Приложение «Проверка кассового чека» позволяет проверить легальность выданного кассового документа, сохранить его в памяти приложения, сообщить контролирующим органам о допущенных продавцом нарушениях. Программа бесплатна и доступна для скачивания в App Store и Google Play .

Нужно ли выдавать покупателю на руки бумажную копию чека, если он получил его в электронной форме

От контролирующих органов не поступало указаний на освобождение от обязанности выдачи бумажной копии кассового чека при условии направления документа покупателю в электронном виде. Действующая редакция закона № 54-ФЗ не исключает обязанности выдать покупателю бумажный чек, даже если попросил направить его по смс или e-mail. Рекомендуем наряду с электронным документом выдать покупателю кассовый чек в бумажном виде.